Стоит отметить, что на сегодняшний день служебный легковой автомобиль может быть не только способом облегчения трудового процесса (в зависимости от финансового состояния предприятия), но и показателем определенного карьерного статуса работника. С одной стороны, служебный автомобиль обязателен для ряда профессий, таких как водители, торговые агенты, аварийные комиссары и т. д., для которых выполнение трудовой функции без него просто невозможно. С другой стороны, для персонала определенного уровня, например исполнительного директора, служебный автомобиль может быть предоставлен как дополнительный бонус в соответствии с решением лиц, наделенных наивысшими полномочиями. При этом вполне логично, что не всегда служебный автомобиль используется исключительно в рабочих целях.
Целевое использование служебных автомобилей можно определить в приказе об учетной политике. Использование служебного автомобиля в рабочих целях означает, что работник эксплуатирует его с целью выполнения трудовых обязанностей. Как правило, функции персонала регулируются трудовыми договорами, должностными инструкциями, спецификой вида деятельности предприятия.
Что же касается использования служебного автомобиля в неслужебных целях, то подразумевается, что сотрудник ездит на служебном автомобиле по личным делам, которые не связаны с его трудовыми функциями. Очевидно, что использование автомобиля директором во время отпуска, в период временной нетрудоспособности, в выходные дни достаточно наглядно и может повлечь за собой налоговые последствия для предприятия. Что касается использования автомобиля до или после окончания рабочего дня, то возможен вариант, когда местом стоянки автомобиля может быть определен гараж (личный или арендованный), который находится вблизи места жительства директора.
На предприятии целесообразно оформлять путевые листы служебного легкового автомобиля. Несмотря на то что приказ Госкомстата Украины от 17.02.98 г. № 74, которым была утверждена типовая форма первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкция о порядке ее применения, утратил силу на основании приказа Государственной службы статистики Украины от 19.03.2013 г. № 95, предприятиям рекомендовано вести учет использованного на автомобиль топлива с применением самостоятельно изготовленных бланков путевых листов, которые должны содержать обязательные реквизиты либо реквизиты типовых или специализированных форм. Данное требование предусмотрено пунктом 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88 (письма Мининфраструктуры от 23.04.2013 г. № 4492/25/10-13 и МФУ от 06.12.2013 г. № 31-08410-07-27/35654). В таком путевом листе можно четко разграничить работу автомобиля в рабочее и нерабочее время.
Если имели место случаи использования автомобиля в личных целях директора, стоимость таких расходов может быть удержана из заработной платы или возмещена предприятию путем внесения средств в кассу. В противном случае, такие расходы согласно пп. 164.2.17 НКУ признаются доходом директора, полученным как дополнительное благо (в 1ДФ отражаются с признаком "126"). Поскольку такой доход получен в неденежной форме, сумма НДФЛ рассчитывается с применением "натурального" коэффициента.
Также операция является объектом обложения военным сбором согласно пп. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ.
В соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона Украины "О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование" от 08.07.2010 г. № 2464-VI в базу обложения ЕСВ включается сумма средств, полученная наемным работником как основная и дополнительная заработная плата, прочие поощрительные и компенсационные выплаты и вознаграждения, за выполнение работ (предоставление услуг) по гражданско-правовым договорам. При этом к фонду оплаты труда относятся, в частности, прочие выплаты индивидуального характера (пп. 2.3.4 разд. 2 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5). Поэтому расходы, связанные с использованием служебного автомобиля в личных целях, являются базой начисления ЕСВ по ставке 22 %.
Для целей определения базы обложения НДФЛ, ВС и ЕСВ предприятию необходимо определиться с составом затрат, связанных с использованием автомобиля, а также определить долю таких затрат в части использования автомобиля в личных целях директора.
Необходимо также отметить, что согласно пп. 213.1.2 НКУ использование топлива для такого служебного автомобиля в части использования для личных нужд директора является объектом обложения акцизным налогом, в связи с чем предприятие должно зарегистрироваться плательщиком акцизного налога и по данной операции составлять и регистрировать акцизную накладную.
В соответствии с пп. 134.1.1.НКУ объектом налогообложения является прибыль, определяемая путем корректировки финансового результата до налогообложения на разницы согласно разд. III НКУ. Разницы, связанные с нехозяйственной деятельностью не предусмотрены.
Что касается НДС, то согласно п. 198.5 НКУ плательщик НДС обязан начислить условные обязательства исходя из базы налогообложения, определенной в соответствии с п. 189.1 НКУ, составить не позднее последнего дня отчетного периода и зарегистрировать в ЕРНН сводную налоговую накладную по товарам, работам, услугам, необоротным активам, если они начинают использоваться в операциях, не являющихся хозяйственной деятельностью плательщика налога.