В каком порядке должны мы учитывать и отражать в Табеле учета рабочего времени дни временной нетрудоспособности работников, если листок нетрудоспособности выдается на календарные сутки?
Приказом Минстата от 09.10.1995 г. № 253 «Об утверждении типовых форм первичного учета» были утверждены типовые формы учета рабочего состава и рабочего времени, и в частности форма П-13 «Табель учета рабочего времени».При этом согласно данному приказу для отражения использованного рабочего времени за каждый день в табеле отведено две строки — одна для условных отметок видов затрат времени, вторая – для записи количества часов по ним.
При этом учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, и т.п.).
При этом, согласно п. 1 раздела «Общие вопросы учета использования рабочего времени (табельного времени)», учет использования рабочего времени осуществляется за каждую смену в табеле, который открывается ежемесячно на работающих цеха (отдела), участка и т.п.
Согласно п. 4 данного раздела табель составляется на основании табеля за предыдущий месяц. Записи в табеле осуществляются на основании надлежащим образом оформленных документов по учету личного состава: приказов (записок) о приеме, переводе, увольнении.
Приказом Минтруда от 19.04.2006 г. № 138 были утверждены Методические рекомендации по применению суммированного учета рабочего времени.
Согласно п. 3 Методических рекомендаций при суммированном учете рабочего времени труд работников регулируется графиками работы (сменности), которые разрабатываются работодателем и согласовываются с выборным органом первичной профсоюзной организации, а в случае его отсутствия могут быть предусмотрены в коллективном договоре.
Таким образом, предприятие должно составить график работы (график рабочего времени), который будет содержать информацию о дате и времени выхода сотрудника на работу, продолжительности смены и т.п.
Табель учета рабочего времени составляется на основании данного графика и соответственно в нем фиксируются данные о явках/неявках работников на работу по графику работы.
Если работа сотрудников по графику приходится на ночь, то предприятие может табелировать данные рабочие часы в соответствии с графиком работы – т.е. разбивать между смежными сутками, или может относить на день начала/конца смены.
В соответствии с п. 3.12 Инструкции о порядке заполнения листа нетрудоспособности, утвержденной совместным приказом Министерство здравоохранения, Минтруда, Фонда социального страхования по временной утрате трудоспособности, Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406, в графе «Освобожден от работы» в столбце «До какого числа включительно» указывается последний день освобождения от работы.
Согласно п. 3.13 Инструкции в графе «Приступить к работе» указывается словами число и месяц, в которые заболевший работник должен приступить к работе.
Исходя из вышеизложенного, в случае если у работника предприятия, рабочее время которого учитывается по суммированному учету, наступит временная нетрудоспособность:
- в листке нетрудоспособности время болезни будет зафиксировано в календарных днях, независимо от графика работы сотрудника;
- исходя из того, что график работы сотрудников может приходиться на два смежных дня, при выходе работника из болезни часть его смены (согласно графику) может не покрываться листом нетрудоспособности.
Порядок оплаты временной нетрудоспособности работников, учет рабочего времени которых ведется в суммированном порядке, был рассмотрен в письме Минтруда от 15.12.2003 г. № 20-579. Ключевой вывод данного письма, с которым мы согласны, — оплата листа нетрудоспособности работника должна осуществляться за рабочие часы согласно графику работы застрахованного лица, пропущенные в связи с болезнью.
Исходя из этого, при оплате работнику временной нетрудоспособности по листу нетрудоспособности, оплачиваются рабочие часы, приходящиеся на время нетрудоспособности (с даты «Освобожден от работы с ___ (число, месяц)» по дату «Освобожден от работы, до какого числа включительно ____ (число, месяц)»).
Поскольку дата окончания болезни (до какого дня болел, включительно) может совпасть с датой начала смены работника, то по листу нетрудоспособности будут оплачены только те рабочие часы, которые приходились на сутки болезни. Если смена работника продолжается в день, указанный в листе нетрудоспособности как день, в который он должен приступить к работе, то часы работы этого дня оплачиваться по листу нетрудоспособности не будут.
Для избежания таких ситуаций мы рекомендуем:
В случае временной нетрудоспособности работников, время работы которых учитывается суммированным способом, изменять график работы этих лиц таким образом, чтобы на первый день болезни и на день выздоровления не приходилась рабочая смена, смежная с другими днями.
Например: смена работника с 20-00 20.06.2007 г. по 08-00 21.06.2007 г. Если работник отработал полную смену, но в листе нетрудоспособности датой начала болезни стоит 21.06.2007 — то рекомендуем все отработанные часы этой смены табелировать на предыдущий день (поскольку работник отработал эти часы).
Если выздоровление работника (дата закрытия листа нетрудоспособности), например, приходится на 28.06.2007 г., а смена с 20-00 28.06.2007 по 08-00 29.06.2007 г., то рекомендуем данную смену табелировать днем болезни (если работник не приступит к своим обязанностям) или следующим днем (если работник приступил к выполнению обязанностей уже 28.06.2007 г.).
Для правильного табелирования таких дней, смежных с днями болезни, рекомендуем приказами по цеху, отделу (участку) по таким отдельным работникам переносить дату и время начала смены вперед, или назад — для того чтобы вся производственная смена работника приходилась на один календарный день.
В случае, если приказом будут внесены разовые изменения в график работы, то на первый и последний дни временной нетрудоспособности будут приходиться законченные (полные) производственные смены работников, рабочие часы по которым будут оплачены в обычном порядке.