Відповідно до п. 20.5 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою НБУ від 12.11.2003 р. № 492 (далі — Інструкція № 492), закриття поточного рахунку за бажанням клієнта здійснюється на підставі його відповідної заяви (додатки 11–13 до Інструкції).
За наявності коштів на рахунку банк здійснює заключні операції за рахунком (з виконання платіжних вимог на примусове списання (стягнення) коштів, виплати коштів готівкою, перерахування залишку коштів на підставі платіжного доручення на інший рахунок клієнта, зазначений у заяві, тощо). Датою закриття рахунку вважається наступний після проведення останньої операції за цим рахунком день. Якщо на рахунку залишку коштів немає і заява подана в операційний час банку, то датою закриття рахунку є день отримання банком такої заяви.
Подання будь-яких інших додаткових документів, крім заяви про закриття рахунку, Інструкцією № 492 не передбачено.
Що стосується інформування податкових органів про закриття рахунку, то обов'язковість та порядок здійснення цієї процедури врегульовано ч. 7 ст. 5 Закону України «Про систему оподаткування» від 25.06.91 р № 1251-XII (далі — Закон № 1251-XII) та Порядком подання податковим органам Повідомлення про відкриття (закриття) рахунків у фінансових установах, затвердженим наказом ДПАУ від 01.08.2001 р. № 306 (далі — Порядок № 306).
Зокрема, відповідно до ч. 7 ст. 5 Закону № 1251-XII фінансові установи зобов'язані надіслати повідомлення про відкриття або закриття рахунку платника податків і зборів (обов'язкових платежів) – юридичної особи, у тому числі відкритого через його відокремлені підрозділи, чи самозайнятої фізичної особи до органу державної податкової служби, в якому обліковується платник податків, у триденний строк з дня відкриття/закриття рахунків (включаючи день відкриття/закриття).
Аналогічну норму містить і Порядок № 306, передбачаючи необхідність подання Повідомлення (додаток 1 до Порядку) до державного податкового органу, де суб'єкти господарювання взяті на податковий облік.
Повідомлення протягом трьох робочих днів з дня відкриття або закриття рахунку в фінансовій установі (включаючи день відкриття/закриття) подається:
- або суб'єктом господарювання особисто чи надсилається поштою на адресу відповідного державного податкового органу з повідомленням про вручення;
- або за платника подає фінансова установа чи надсилає поштою з повідомленням про вручення на адресу відповідного органу державної податкової служби, в якому суб'єкт господарювання обліковується як платник податків і зборів (обов'язкових платежів). Повідомлення про відкриття (закриття) власних кореспондентських рахунків фінансові установи можуть надавати в електронному вигляді.
За порушення платниками податків термінів, встановлених законом для подання повідомлення, передбачена відповідальність згідно з п. 12 ч. 1 ст. 11 Закону України «Про державну податкову службу в Україні» від 04.12.90 р. № 509-XII у розмірі двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (340 грн.). Але практичне застосування даної норми на сьогодні є дуже суперечливим, тому що для суб'єктів господарювання — платників податків, що закривають рахунок, термін подання повідомлення законом якраз не встановлено (тільки Порядком № 306). Частково це визнають Мін'юст та ДПАУ — в листах від 18.05.2005 р. № 24-48-41 та від 15.11.2005 р. № 11040/6/29-2016, відповідно.
Що стосується відображення в бухгалтерському обліку операцій перерахування залишку коштів з рахунку, який закривається, на рахунок підприємства в іншому банку, то в даному випадку підприємство здійснює внутрішнє переміщення активів з одного поточного рахунку на інший поточний рахунок.
В регістрах бухгалтерського обліку ця операція відобразиться так:
Дт 31 Поточний рахунок, на який перераховується залишок коштів / Кт 31 Поточний рахунок, що закривається.
А в податковому обліку описана операція не спричинить жодних наслідків.