Термін «корпоративний спеціальний платіжний засіб» визначено в Положенні про порядок емісії спеціальних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженому постановою НБУ від 30.04.2010 р. № 223. Так, під корпоративним спеціальним платіжним засобом розуміється спеціальний платіжний засіб, який дає змогу його держателю здійснювати операції за рахунком суб'єкта господарювання.
Особливості відкриття та використання поточних рахунків, операції за якими можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, визначено Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженою постановою НБУ від 12.11.2003 р. № 492 (далі – Інструкція № 492).
Так, згідно з п 8.1 Інструкції № 492 відкриття поточного рахунку, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, проводиться на підставі укладеного між банком і клієнтом у письмовій формі договору, у якому зазначаються умови відкриття поточного рахунку та особливості його використання.
Пунктом 8.3 Інструкції № 492 встановлено обмеження щодо використання коштів з поточного рахунку юридичної особи з використанням спеціальних платіжних засобів. Зокрема, корпоративну платіжну картку не можна використовувати для отримання заробітної плати, інших виплат соціального характеру, розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.
Отже, нормами чинного законодавства не заборонені операції з одержання готівки з корпоративної картки для виробничих (господарських) потреб. Такі операції тотожні видачі готівки з каси підприємства на вищевказані цілі, тобто аналогічні видачі коштів під звіт.
Операції за допомогою корпоративної картки мають виконуватися з оформленням документів (сліп, квитанція платіжного термінала, чек банкомата тощо), що складаються за місцем проведення операції у кількості примірників, потрібній для всіх учасників розрахунків, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжних систем. З моменту (дати) отримання готівки з корпоративної картки кошти вважаються отриманими під звіт.
Згідно з п. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637, фізичні особи – довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.
Враховуючи вищевикладене, при отриманні готівки з корпоративної картки без її подальшого використання, складається Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт) за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276, в якому графи «Одержано» та «Залишок» заповнюються в одній і тій же сумі – сумі отриманої готівки з корпоративної картки. При цьому зворотній бік Звіту, в якому зазначаються дані про використання коштів, не заповнюється. Залишок невикористаних коштів повертається до каси підприємства, про що робиться запис у спеціально визначених рядках.
Терміни, протягом яких підзвітна особа після завершення відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням або за рахунок роботодавця, що видав кошти під звіт, зобов'язана заповнити і надати Звіт, встановлені пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПКУ.
З метою здійснення контролю за дотриманням термінів звітування довірених осіб щодо використання коштів, отриманих з корпоративної картки, радимо користуватись даними виписок за картковим рахунком, який відкривається в банківській установі в момент емісії такої картки.