Порядок ведения Книги учета доходов и расходов предпринимателями на общей системе налогообложения

Пункт 177.10 Налогового кодекса устанавливает обязанность физических лиц – предпринимателей вести Книгу учета доходов и расходов и иметь подтверждающие документы о происхождении товара.

Форма Книги учета доходов и расходов и порядок ее ведения физическими лицами – предпринимателями, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физическими лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность, утверждены приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1025 (далее – приказ № 1025).

Согласно Порядку, утвержденному приказом № 1025, в Книге ежедневно на основании первичных документов осуществляются записи об операциях, произошедших в отчетном (налоговом) периоде.

Книга в виде тетради или блокнота в прошитом виде с пронумерованными страницами подлежит бесплатной регистрации в налоговом органе по основному месту учета самозанятого лица.

Такие книги следует вести отдельно по каждой торговой точке. Каждый наемный работник, осуществляющий операции за наличный расчет, должен вести их учет в Книге, зарегистрированной предпринимателем-работодателем, с указанием реквизитов работодателя и ИНН работника.

Порядок предполагает ведение учета фактически полученных доходов по графе 3 Книги нарастающим итогом в течение отчетного года. Это определяет необходимость аналогичного учета затрат.

Рассмотрим порядок заполнения Книги на условном числовом примере по видам деятельности.

___________
* Серія та номер паспорта зазначаються лише для фізичних осіб - платників податків, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби та мають відмітку у паспорті.

 В графе 2 указывается сумма на начало отчетного периода (года):

для торговли – нереализованных товарных запасов;

для производства – сырья и материалов;

для оказания услуг – используемых сопутствующих материалов.

Графа 3 – фактически полученная сумма дохода согласно итогу по фискальному отчетному чеку (Z-отчет кассового аппарата), расчетным книжкам, товарным чекам, расчетным квитанциям, выпискам банка и иным документам, подтверждающим получение наличных и безналичных денежных средств.

Графа 4 – вид и номер документа, подтверждающего расходы.

Документами, подтверждающими расходы производства и обращения могут служить расходные накладные и чеки поставщика, товарно-транспортные накладные, товарные чеки, иные документы, подтверждающие приобретение товаров, акты полученных и оплаченных услуг (например, доставка грузов), акты и справки о расходе сырья и материалов для производства продукции, билеты, расчетные квитанции гостиниц, банков; реквизиты договора аренды, документов, подтверждающих расходы, связанные с оплатой труда, и пр.

По нашему мнению, ввиду разнообразия документов и операций, подтверждающих расходы, отражаемые в графах 5-10 Книги, рекомендуем предпринимателю сумму по каждому виду документов указывать отдельной строкой.

Например, несколько накладных за один день от разных поставщиков: в гр. 4 указать «Накладная», в гр. 5 – сумма по накладным. Несколько платежей в связи с уплатой ЕСВ: в гр. 4 – «Квитанция банка», в гр. 9 – сумма платежей.

В любом случае, при ведении детализированных записей в Книге или в обобщенном варианте предприниматель должен сохранять документы, подтверждающие происхождение товара (материалов). Это требование п. 177.10 Налогового кодекса. Требование документального подтверждения расходов, включаемых в расходы производства и обращения согласно разделу ІІІ Налогового кодекса, содержится и в п. 177.4 Кодекса.

Графа 5 – общая стоимость приобретенных материальных ценностей для продажи, производства или обеспечения оказания услуг согласно подтверждающим расходным документам поставщика.

В графе 6 следует указать совокупную стоимость товаров реализованных, сырья и материалов, использованных в производстве или для оказания услуг, по ценам приобретения.

Данная форма Книги предполагает ведение стоимостного учета движения товаров, материалов, услуг и наличных расчетов. Если у предпринимателя нет возможности ежедневно фиксировать в Книге стоимость реализованных (использованных) товаров и материалов отдельными строками в связи с большой номенклатурой и существенно разными ценами приобретения, рекомендуем вести отдельную форму количественного и стоимостного учета приобретения и выбытия по ценам приобретения отдельных ценностей или их однородных групп. По сути это является документированием «складского» учета. Данные из такой формы обозначены в примере как «Дополнительный регистр учета».

Графа 7 – адрес внутреннего перемещения товаров (ИНН или паспортные данные наемного работника). Заполняется, например, в случае, когда предприниматель ведет деятельность в нескольких торговых точках (на нескольких автомобилях такси) и считает необходимым переместить товар (масло, запчасти) между своими наемными работниками. Основанием для записи является накладная (акт) на внутреннее перемещение, расписка и пр.

Графа 8 – стоимость перемещенного (возвращенного) товара по ценам приобретения. В примере выбытие товарных запасов на другую точку, аналогично графе 6, отражено положительным значением, а возврат – отрицательным.

Графа 9 – расходы текущего месяца, связанные с оплатой труда и начислениями на нее. Заполняется в день перечисления НДФЛ, ЕСВ и выплаты заработной платы на основании квитанции (выписки) банка, платежной ведомости и пр.

В графе 10 отражаются фактически понесенные прочие расходы, непосредственно связанные с получением дохода, не отраженные в гр. 6 и 9, включая стоимость оплаченных выполненных работ (услуг). Мы рекомендуем относить сюда затраты, прямо не связанные с приобретением товаров (материалов), например: расчетно-кассовое обслуживание, расходы по аренде, транспортные документы и квитанции гостиниц, проценты за кредит, амортизацию производственных основных средств и пр.

Графа 11 – остаток товарных запасов на конец периода в стоимостном выражении по ценам приобретения. Формула в шапке графы законодателем не прописана. Мы производим следующий расчет по данным примера: гр. 11 = (гр. 2 + гр. 5) – (гр. 6 + гр. 8).

То есть остаток на конец периода равен сумме остатка товарно-материальных ценностей на начало периода и приобретенных, уменьшенной на сумму товаров реализованных и материалов использованных (по цене приобретения), ценностей, перемещенных на другие торговые (производственные) точки предпринимателя («+» значение гр. 8) и возвращенных с других точек. При этом вычитание отрицательного значения по гр. 8 отражает увеличение материальных запасов.

Графа 12 – чистый доход. Рассчитывается как разница между доходом от осуществления деятельности и документально подтвержденными затратами, связанными с получением дохода, а именно: стоимостью материальных затрат по ценам приобретения (гр. 6), расходами по оплате труда (гр. 9) и прочими расходами (гр. 10).

Стоимость перемещенных (возвращенных) материальных ценностей в расчете дохода не участвует, поскольку стоимость их приобретения первоначально уже учтена в одной из Книг предпринимателя по гр. 5 или 2, а факт реализации отразится в Книге соответствующей торговой точки.

Обращаем внимание на то, что физические лица – предприниматели, плательщики НДС, не включают суммы НДС, входящие в цену приобретенных или проданных товаров, предоставленных работ (услуг) в расходы и доходы по данной Книге.

Несмотря на то, что приказ № 1025 вступил в силу со дня опубликования (21.01.2011 г.), Книгу следует заполнять с начала 2011 года для составления по ее данным налоговой декларации за отчетный налоговый период (год). В случае необходимости регистрации новой Книги в течение отчетного года, записи в ней продолжаются нарастающим итогом, а предыдущая Книга остается у предпринимателя.