Оплата и учет стоимости проезда в метро по безконтактной карте

Правове регулювання трудових відносин здійснюється нормами Кодексу законів про працю від 10.12.71 р. (далі – КЗпП).

Згідно зі ст. 21 КЗпП працедавець зобов'язаний забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором та угодою сторін.

До початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний забезпечити його необхідними для роботи засобами (абз. 3 ст. 29 КЗпП).

Враховуюче вищевикладене, вважаємо, що підприємство зобов'язане забезпечити проїзд свого робітника у рамках виконання ним службових завдань.

Проїзд, на вибір підприємства, може здійснюватися різними видами транспорту (наприклад, транспортом підприємства, транспортом загального користування та метрополітеном).

Оплата може бути здійснена шляхом придбання разового квитка, постійного квитка, а також безконтактної електронної картки (далі – картка).

Зобов'язання щодо забезпечення робітників транспортом у процесі виконання службових обов'язків, на наш погляд, також необхідно закріпити у колективному договорі та/або трудовому договорі.

На підприємстві доцільно видати наказ або положення, яке б регулювало порядок використання карток для оплати проїзду робітників та встановлювало перелік осіб, які в рамках своїх посадових обов'язків можуть використовувати картки.

Враховуюче те, що чинне законодавство не містить обов'язкових форм та регістрів обліку таких карток, підприємству для обліку та контролю за цільовим використанням карток необхідно розробити та затвердити (наказом чи розпорядженням) систему внутрішньої звітності та призначити відповідальну за контроль особу.

Наприклад:

Журнал обліку використання карток на підприємстві

Проблемним моментом в обліку використання карток є відсутність технічної можливості документального підтвердження здійснення поїздок та залишку на картці.

Підтвердження залишку можна здійснити лише візуально у пропускному турнікеті на станції метро.

Виходом з цієї ситуації може бути здійснення контролю робітником, відповідальним за облік карток, візуального контролю зі звірянням отриманих даних з показниками у журналі обліку використання карток на підприємстві.

Що стосується питання бухгалтерського обліку.

Відповідно до ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996) підприємство самостійно визначає свою облікову політику1.

¹ облікова політика – сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності (ст. 1 Закону № 996).) 

1. Облік вартості карток.

Підприємству на підставі своєї облікової політики необхідно ідентифікувати цей об'єкт.

На нашу думку, картка є активом2 та найбільш відповідає критерію запасів, викладеному у п. 4 П(С)БО № 9 «Запаси».

² активи – ресурси, контрольовані підприємством у результаті минулих подій, використання яких, як очікується, приведе до отримання економічних вигод у майбутньому (ст. 1 Закону № 996).)

Тобто найбільш коректним, на наш погляд, буде облік картки у складі малоцінних та швидкозношуваних предметів (далі – МШП).

2. Облік вартості проїзду.

Відповідно до п. 6 П(С)БО № 16 «Витрати» витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені.

Тому витрати на проїзд працівників необхідно обліковувати у бухгалтерському обліку як витрати періоду.

У регістрах бухгалтерського обліку такі операції відобразяться

Податковий облік.

Ведення податкового обліку з податку на прибуток регулюється Законом України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР (далі – Закон про прибуток).

Відповідно до п. 5.1 Закону про прибуток валові витрати – сума будь-яких витрат платника податку у грошовій, матеріальній або нематеріальній формах, здійснюваних як компенсація вартості товарів (робіт, послуг), які придбаваються (виготовляються) таким платником податку для їх подальшого використання у власній господарській діяльності.

Під господарською діяльністю розуміється будь-яка діяльність особи, направлена на отримання доходу в грошовій, матеріальній або нематеріальній формах, у разі коли безпосередня участь такої особи в організації такої діяльності є регулярною, постійною та суттєвою (п. 1.32 Закону про прибуток).

Тому, якщо проїзд працівників здійснюється у рамках господарської діяльності підприємства (наприклад, бухгалтер їздив до податкової інспекції подавати звітність підприємства), то такі витрати, на підставі п. 5.1 Закону про прибуток, можна включити до складу валових витрат.

Що стосується податкового обліку картки, то для її обліку необхідно застосовувати норми п. 5.1 та п. 5.9 Закону про прибуток.

Відповідно до норм пп. 11.2.1 Закону про прибуток датою збільшення валових витрат виробництва (обігу) вважається дата, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше:

• або дата списання коштів з банківських рахунків платника податку на оплату товарів (робіт, послуг), а в разі їх придбання за готівку – день їх видачі з каси платника податку;
• або дата оприбуткування платником податку товарів, а для робіт (послуг) – дата фактичного отримання платником податку результатів робіт (послуг).

Враховуючи те, що з підприємством – покупцем послуг усі взаємовідносини базуються на умовах передплати, то право на валові витрати будуть виникати з дати здійснення передплати за картку та проїзд (першої події).