Отражение в учете электронного авиабилета для работника, направляющегося в загранкомандировку

Развитие электронных технологий в современной жизни не обошло стороной и такую сферу деятельности, как продажа авиабилетов. Современные авиакомпании, которые входят в Международную ассоциацию воздушного транспорта, инициировали выпуск и успешно внедряют электронные авиабилеты. Что же представляет собой этот проездной документ?

В соответствии с Правилами воздушных перевозок пассажиров и багажа, утвержденными приказом Государственной службы Украины по надзору за обеспечением безопасности авиации от 14.03.2006 г. № 187 (далее – Правила № 187), электронный билет – это электронный документ, который включает распечатку маршрута, электронные купоны и, в случае использования, документ для посадки.

Электронные купоны – это часть авиабилета, которая хранится в базе данных автоматизированной системы перевозчика.

Распечатка маршрута – это документ, который перевозчик выдает пассажиру и в котором содержатся фамилия пассажира, информация о рейсе и уведомление. Кроме того, в распечатке маршрута содержится финансовая информация – стоимость билета (тариф), а также все обязательные сборы и общая стоимость билета.

Электронный билет может быть распечатан агентством по продаже авиабилетов на разработанном ими бланке на английском языке, а также если билет был забронирован в Интернете, то через электронный адрес покупателя авиабилета будет получен файл с подтверждением оформленного билета, который пассажир может распечатать самостоятельно.

Посадочный талон – это документ, который выдается пассажиру при регистрации и является документом для посадки в самолет.

Таким образом, для подтверждения авиаперелета командированный за границу работник должен предоставить в бухгалтерию предприятия распечатку маршрута и посадочный талон.

Теперь обратимся к вопросам бухгалтерского и налогового учета в части использования электронного авиабилета. Порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, урегулирован нормами Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59. В п. 1.4 р. II этой Инструкции сказано, что за время пребывания в командировке работнику возмещаются расходы на проезд, включая предварительный заказ билетов, оплату аэропортовых сборов, перевозку багажа как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки. Указанные расходы могут быть возмещены только при наличии документов (в оригинале), подтверждающих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или счетов (багажных квитанций) и т. п.

Из приведенной нормы можно сделать вывод, что определяющим фактором является наличие транспортного билета.

Толкование понятия «билет» приведено в р. 3 Правил № 187:

Таким образом, электронный билет является полноправным транспортным билетом, но при этом возникает проблема: он должен быть в оригинале представлен командированным работником (подотчетным лицом) в составе других документов к авансовому отчету о понесенных расходах во время пребывания в командировке.

Как отмечалось выше, распечатка маршрута, имеющая всю необходимую информацию о пассажире, маршруте полета и стоимости билета, служит подтверждением факта совершения самой хозяйственной операции, а посадочный талон подтверждает получение транспортных услуг. Кроме того, для большей убедительности рекомендуем приложить к авансовому отчету и какой-либо расчетный документ, в зависимости от вида произведенных расчетов за электронный билет: чек платежной системы, выписку банка по карточному счету, платежное поручение, чек РРО, кассовый ордер и т. д.

Теперь обратимся к налоговому аспекту данного вопроса.

Согласно пп. 5.4.8 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 28.12.94 г. № 334/94-ВР в валовые расходы по командировкам могут быть включены расходы при наличии оригиналов транспортных билетов, при этом расходы по командировкам должны быть связаны с основной деятельностью налогоплательщика.

Как мы уже говорили, наличие всех вышеперечисленных документов дает право предприятию включить стоимость электронных билетов в состав валовых расходов, естественно, если поездка (полет) работника была связана с хозяйственной деятельностью предприятия, направившего работника за пределы Украины.

Рассмотрим на условном числовом примере, как отразить эту операцию в бухгалтерском и налоговом учете.