Під час відряджень за кордон аванс на відрядження може бути перерахований працівникам підприємства як на корпоративні (валютні та гривневі), так і на особисті платіжні картки (п. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637).
Пунктом 8.3 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 № 492, установлено, що кошти з поточного рахунка в іноземній валюті юридичної особи та фізичної особи – підприємця може бути використано за допомогою електронного платіжного засобу виключно для:
• одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов'язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов'язаних з утриманням і перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства України, Повітряного кодексу України, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію, Міжнародної конвенції про дорожній рух.
Слід мати на увазі, що в цьому випадку під електронним платіжним засобом слід розуміти корпоративну платіжну картку. Однак особисту платіжну картку також може бути використано у випадку, коли витрати на участь у конференції розглядають як представницькі витрати у відрядженні.
Стосовно повернення витраченого ПДВ за чеками Tax Free зазначимо, що законодавчо це питання не врегульовано.
Tax Free – це система, яка дозволяє іноземним громадянам повертати ПДВ з покупок при виїзді з країни, де вони були придбані.
Відшкодувати ПДВ можливо на митниці готівкою за наявності печатки на чеку Tax Free або на картку, відправивши чек Tax Free до спеціального ящика із зазначенням у формі даних картки, на яку має бути перераховано гроші.
Обміняти Tax Free чек можна також при поверненні з-за кордону в банку, що підтримує систему Tax Free, за наявності чека Tax Free з печаткою митниці.
Можна також звернутися до компанії, яка займається відшкодуванням ПДВ, сплаченого під час покупок за кордоном. При собі необхідно мати також закордонний і внутрішній паспорти або біометричний паспорт.
Операції за чеками Tax Free банки здійснюють самостійно (без участі Національного банку України) на підставі договорів з провідними міжнародними компаніями з повернення коштів за ПДВ, про що зазначено в листі НБУ від 17.09.2015 р. № 53-01008/66790.
Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ витрати на відрядження не є об'єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, тобто їх оригіналів. Таким чином, до авансового звіту працівника має бути додано лише оригінали чеків. У випадку, коли оригінали документів працівник надасть для отримання відшкодування ПДВ, радимо підприємству забезпечити нотаріально засвідчені копії таких документів.
У бухгалтерському обліку на підставі авансового звіту працівника підприємство відображає витрати разом із сумою сплаченого працівником ПДВ за кордоном. Після того, як працівник отримає компенсацію ПДВ на картку, такий працівник повинен повернути кошти в касу або на розрахунковий рахунок підприємства.
У бухгалтерському обліку такі операції буде відображено так:
|
№
|
Операція
|
Д-т
|
К-т
|
|
1
|
Відображено витрати, які поніс працівник у відрядженні (у тому числі ПДВ, сплачений за кордоном), на підставі авансового звіту
|
92 "Адміністративні витрати"
|
372 "Розрахунки з підзвітними особами"
|
|
2
|
Відшкодовані за витрачений за кордоном ПДВ кошти, які отримав працівник, повернено в касу підприємства
|
301 "Готівка в національній валюті" / 311 "Поточні рахунки в національній валюті"
|
372 "Розрахунки з підзвітними особами"
|
|
3
|
Підприємство відобразило дохід у сумі відшкодованого ПДВ
|
372 "Розрахунки з підзвітними особами"
|
719 "Інші доходи від операційної діяльності"
|