Загалом сам факт виникнення заборгованості підприємства перед працівником з витрат на відрядженням не відповідає вимогам п. 5 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). Адже підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) (п. 5 р. І Інструкції № 59) і зобов’язано ознайомити його з кошторисом витрат (п. 7 р. І Інструкції № 59).
Крім того, п. 11 р. ІІ «Відрядження в межах України» Інструкції № 59 встановлено, що відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку. Конкретні терміни повернення коштів працівнику підприємства при його відрядженні в межах України Інструкцією № 59 не визначені.
Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження, має бути надано до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем завершення відрядження або завершення виконання цивільно-правової дії.
З вищенаведеного випливає, що у разі підтвердження факту надмірного використання коштів (адже відшкодовуються тільки документально підтверджені витрати), термін відшкодування таких коштів працівнику при відрядженні в межах України – день прийняття авансового звіту. При відрядженні працівника за кордон термін остаточного розрахунку при необхідності виплатити додаткові кошти – до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження (п. 19 р. ІІІ Інструкції № 59). Триденний термін звітування також передбачений пп. 170.9.3 ПКУ при здійсненні оплати витрат через корпоративні пластикові картки.
Наслідком несвоєчасного розрахунку за надмірно використані кошти в період відрядження або взагалі непроведення відшкодування працівникові таких витрат є формування кредиторської заборгованості перед працівником, що обліковується на рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
Оскільки у запитанні йдеться про наслідки списання заборгованості підприємства перед працівником, то фактично має місце відмова або відсутня об'єктивна можливість у поверненні працівнику суми використаних ним коштів для вирішення службових питань. Перш ніж розглянути наслідки списання такої заборгованості, необхідно звернути увагу на законодавчо визначені гарантії для працівника у даному випадку. Такі гарантії встановлено ст. 121 КЗпП – невиконання роботодавцем законних вимог працівника є прямим порушенням трудового законодавства, наслідки якого передбачені ст. 41 КпАП та ст. 175 ККУ. Два основні шляхи захисту працівником своїх прав та забезпечення відшкодування заподіяних роботодавцем збитків це: подання позову до суду та звернення в прокуратуру.
Зазначимо, що у відношенні до розрахунків з оплати праці та інших розрахунків, що виникають при виконанні трудових обов'язків, строки позовної давності не обмежені. Тобто працівник може звернутись з позовом до суду про стягнення належної йому виплати будь-коли, що передбачено ст. 233 КЗпП. Таким чином, списання заборгованості перед працівником з причини спливу терміну позовної давності не передбачене законодавством.
Однак існують інші критерії для визнання заборгованості безнадійною, що може бути підставою для її списання. Такі критерії визначені в пп. 14.1.11 ПКУ.
Крім того, підставою для списання кредиторської заборгованості, в т. ч. по розрахунках з фізичними особами, може бути письмова згода кредитора. Слід зауважити, що в пп. 14.1.11 ПКУ така ознака для визнання заборгованості безнадійною, як «відмова кредитора в отриманні боргу», відсутня, тобто подібна ситуація в податковому законодавстві прямо не визначена. Однак, на нашу думку, незважаючи на те, що пп. 14.1.11 ПКУ не містить такого критерію «безнадійності» заборгованості, як «відмова кредитора в отриманні боргу», при правильному оформленні такої відмови списання кредиторської заборгованості з даної причини є обґрунтованим.
У разі наявності законних підстав для визнання заборгованості безнадійною, її списання здійснюється таким чином:
визнання заборгованості довгостроковою – Дт 372 Кт 505;
списання простроченої кредиторської заборгованості – Дт 505 Кт 717;
зарахування списаної заборгованості в доходи звітного періоду – Дт 717 Кт 791.
Сума списаної простроченої кредиторської заборгованості, відповідно до пп. 135.5.4 ПКУ, є об'єктом оподаткування на загальних умовах.