Порядок осуществления служебных командировок определяется Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59). Данный документ является обязательным к применению только для командировок государственных служащих и работников предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств. Все остальные предприятия в своей деятельности могут применять или указанный выше нормативный документ, или разработать собственное положение о командировках. Какой именно документ будет использоваться, необходимо указать в приказе по предприятию. Следует отметить, что в том случае, если предприятием принято решение об использовании в своей деятельности Инструкции № 59, ее нормы должны использоваться в полном объеме (например, требование об обязательной выдаче аванса на командировку в национальной валюте государства, куда командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте).
Во время командировок за границу аванс на командировку может быть перечислен работникам предприятия как на корпоративные (валютные и гривневые), так и на личные платежные карты (п. 2.12 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением НБУ от 15.12.2004 г. № 637). При этом полученные денежные средства используются работниками предприятия по назначению без оприходования в кассе.
Денежные средства, перечисленные на корпоративную карту, находятся на текущем счете предприятия (предпринимателя), операции по которому могут осуществляться с использованием платежного средства (Закон Украины «О платежных системах и перечислении средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346-III), и, соответственно, не считаются выданными под отчет до того момента, пока держатель корпоративной карты (доверенное лицо) не снимет их наличными или не рассчитается за соответствующие услуги, определенные п. 8.3 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением НБУ от 12.11.2003 г. № 492. Сроки предоставления авансового отчета при использовании корпоративной карты приведены в в пп. 170.9.3 НКУ.
При перечислении аванса на командировку на личную гривневую карту работника такое перечисление приравнивается к выдаче наличных денежных средств в национальной валюте под отчет с момента перечисления их с расчетного счета предприятия. Сроки предоставления авансового отчета при использовании личной карты работника приведены в пп. 170.9.2 НКУ.
В соответствии с п. 5 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов» операции в иностранной валюте во время первоначального признания отражаются в валюте отчетности путем перерасчета суммы в иностранной валюте с применением валютного курса на начало дня даты осуществления операции (даты признания активов, обязательств, собственного капитала, доходов и расходов). Таким образом, валютные расходы при выдаче аванса в национальной валюте на личную карту работника учитываются по курсу НБУ на дату составления авансового отчета. Такие же действия следует осуществлять и в том случае, когда аванс на командировку не выдавался, а подотчетное лицо расходовало в командировке собственные средства.
Если бы аванс был выдан на корпоративную карту, расходы необходимо возмещать в сумме гривен, которая списана с карты (согласно выписке) при снятии наличных или расчетной операции.
Последующий перерасчет задолженности на дату ее погашения работнику нормативными документами не предусмотрен.
Следует также отметить, что в соответствии с пп. 170.9.1 НКУ к расходам на командировку относятся:
– расходы на проезд (в том числе перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте);
– расходы на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и глажка одежды, обуви или белья), на наем иных жилых помещений;
– расходы на оплату телефонных разговоров;
– расходы на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, прочие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.