Сам процес відкриття рахунків можна умовно поділити на такі етапи:
- Вибір обслуговуючого банку і типу рахунка.
- Подання та оформлення усіх необхідних документів.
- Повідомлення податкової служби про відкриття рахунка.
Вибір обслуговуючого банку і типу рахунка
На даний час ринок банківських послуг налічує велику кількість банківських установ та їх філій, які пропонують широкий спектр послуг для своїх клієнтів. При виборі банку, в якому планується відкрити рахунок, слід врахувати деякі фактори, а саме надійність та репутацію банку, наявність широкої філіальної мережі, близьке місцезнаходження, рівень обслуговування та вартість послуг тощо.
Подання та оформлення усіх необхідних документів
Після того, як прийнято рішення про вибір банку, необхідно оформити договірні відносини, подати заяву та комплект документів. Як правило, у самому банку Вам нададуть кваліфіковану допомогу щодо усіх послуг банку, у тому числі й щодо процесу відкриття рахунків.
Основи правового регулювання договірних відносин у сфері функціонування банківських рахунків викладено у гл. 72 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV (далі – ЦКУ).
Сутність договору банківського рахунка полягає у тому, що банк зобов'язується приймати і зараховувати на рахунок, відкритий клієнтові, кошти, що йому надходять, виконувати розпорядження клієнта про перерахування і видачу відповідних сум з рахунка та проведення інших операцій за рахунком (ч. 1 ст. 1066 ЦКУ).
При цьому банк має право використовувати кошти на рахунку клієнта, гарантуючи його право безперешкодно розпоряджатися цими коштами, та не має права1 визначати і контролювати напрями використання коштів клієнта та встановлювати інші, не передбачені договором або законом, обмеження його права розпоряджатися коштами на власний розсуд (ч. 1, ч. 2 ст. 1066 ЦКУ).
(1 Звертаємо увагу на те, що банк не має права обмежувати кількість поточних рахунків клієнтів, у тому числі і в інших банках. На цьому наголошує також Головне управління Національного банку України по м. Києву і Київській області в листі від 01.02.2007 р. № 07-303/2606: «Повідомляємо, що вимогами Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 12.11.2003 р. № 492, не обмежується кількість поточних рахунків, що може мати клієнт, у зв'язку з чим останній має право укладати будь-яку кількість договорів банківського рахунка. Але вимогами пункту 1.11 глави 1 Інструкції № 492 встановлені певні виключення щодо відкриття лише одного поточного рахунка для формування статутного фонду (статутного або складеного капіталу, пайового або неподільного фонду) суб'єкта господарювання – юридичної особи (у національній та/або іноземній валюті) та одного поточного рахунка (у національній та/або іноземній валюті) за кожною угодою сумісної (спільної) діяльності без створення юридичної особи».)
Операції за рахунком і відомості про клієнта є банківською таємницею, і відповідна інформація може бути надана тільки самим клієнтам або їхнім представникам. Іншим особам, у тому числі органам державної влади, їхнім посадовим і службовим особам, такі відомості можуть бути надані виключно у випадках та в порядку, встановлених законом про банки і банківську діяльність (наприклад, не підпадає під цю норму процес фінансового моніторингу, який здійснюється відповідно до норм Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом» від 28.11.2002 р. № 249-IV).
Основним документом, який регулює процедуру відкриття банківських рахунків, є Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою НБУ від 12.11.2003 р. № 492 (далі – Інструкція № 492).
Відповідно до п. 2.1 Інструкції № 492 в Україні забороняється відкривати та вести анонімні (номерні) рахунки.
Тому першим етапом відкриття рахунка є ідентифікація клієнтів, які відкривають рахунки, а також осіб, уповноважених діяти від їх імені.
Підставою для ідентифікації клієнта – фізичної особи, його довіреної особи, а також особи, яка уповноважена діяти від імені клієнта – юридичної особи, є такі документи (п. 2.2 Інструкції № 492):
а) для громадян України, які:
постійно проживають в Україні, – паспорт громадянина України або тимчасове посвідчення, що підтверджує особу громадянина України, або тимчасове посвідчення громадянина України, для малолітніх і неповнолітніх осіб, яким не виповнилося 16 років, – свідоцтво про народження;
виїжджають на постійне місце проживання за кордон, – паспорт громадянина України для виїзду за кордон з відміткою про виїзд на постійне місце проживання за кордон;
постійно проживають за кордоном, – паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
б) для іноземних громадян, які:
постійно проживають в Україні, – паспортний документ з відміткою про наявність дозволу на постійне проживання;
тимчасово перебувають в Україні, – паспортний документ;
в) для осіб без громадянства, які:
постійно проживають в Україні, – посвідка на постійне проживання;
тимчасово перебувають в Україні, – паспортний документ;
г) для біженців – посвідчення біженця.
Паспортним документом іноземця та особи без громадянства є документ, що підтверджує громадянство іноземця або посвідчує особу без громадянства, виданий уповноваженим органом іноземної держави або статутною організацією ООН, дає право виїзду за кордон і визнаний Україною.
Якщо вищезгадані документи не дають змоги банку визначити місце проживання або тимчасового перебування фізичної особи, то банк має право витребувати від клієнта інший документ, який містить таку інформацію.
Фізичні особи – резиденти, крім паспорта або документа, що його замінює, додатково мають пред'явити документ, виданий органом державної податкової служби, що засвідчує присвоєння їм ідентифікаційного номера платника податків.
Не подавати такий документ мають право особи, які відмовились від ідентифікаційного номера, та у яких в паспорті зроблено відмітку про право здійснювати будь-які платежі без даного номера. Уповноважений працівник банку в присутності фізичної особи, яка уповноважена здійснити відкриття рахунка, робить копію сторінки її паспорта з такою відміткою. Ця копія засвідчується підписами уповноваженого працівника банку та такої фізичної особи.
Уповноважений працівник банку у присутності цієї особи здійснює ідентифікацію копії сторінок паспорта або документа, що його замінює, які містять прізвище, ім'я, по батькові (у разі його наявності), дату народження, серію і номер паспорта або документа, що його замінює, дату видачі та найменування органу, що видав документ, місце проживання або тимчасового перебування, інформацію про громадянство (якщо особа, яка відкриває рахунок, є нерезидентом), а також копію документа, виданого органом державної податкової служби, що засвідчує присвоєння фізичній особі – резиденту ідентифікаційного номера платника податків. Копії документів засвідчуються підписами уповноваженого працівника банку та такої фізичної особи, як такі, що відповідають оригіналу, і зберігаються у справі з юридичного оформлення рахунка.
У разі надання власником рахунка права розпорядження рахунком іншим особам уповноважений працівник банку ідентифікує цих осіб і підтверджує здійснення ідентифікації копіюванням відповідних документів у встановленому порядку.
Особи, які мають право першого та другого підписів2, особисто подають до банку документи, передбачені Інструкцією № 492 для відкриття поточних і вкладних (депозитних) рахунків юридичних осіб і відокремлених підрозділів. Ці особи мають пред'явити уповноваженому працівнику банку паспорт або документ, що його замінює, і документи, що підтверджують їх повноваження. Фізичні особи – резиденти додатково мають пред'явити документ, виданий органом державної податкової служби, що засвідчує присвоєння їм ідентифікаційного номера платника податків.
(2 Додатково див. лист НБУ від 18.06.2007 р. № 12-113/730-6194.)
Уповноважений працівник банку ідентифікує цих осіб та підтверджує здійснення ідентифікації копіюванням відповідних документів.
У разі змін у складі осіб, які мають право розпоряджатися рахунком юридичної особи або відокремленого підрозділу, новопризначена особа (особи) має особисто подати картку із зразками підписів і відбитком печатки, пред'явити паспорт або документ, що його замінює, і документи, що підтверджують її повноваження. Фізична особа – резидент додатково має пред'явити документ, виданий органом державної податкової служби, що засвідчує присвоєння їй ідентифікаційного номера платника податків. Уповноважений працівник банку ідентифікує цю особу (осіб) і підтверджує здійснення ідентифікації копіюванням відповідних документів.
Банк має право витребувати від клієнта інші документи і відомості, потрібні для з'ясування його особи, суті діяльності, фінансового стану.
У разі неподання клієнтом необхідних документів або відомостей, які витребує банк з метою виконання вимог законодавства, що регулює відносини у сфері запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або умисного надання клієнтом неправдивих відомостей про себе, рахунок йому не відкривається.
У разі наявності під час здійснення ідентифікації клієнта мотивованої підозри щодо надання ним недостовірної інформації про себе або навмисного надання інформації з метою введення в оману інформація про відкриття рахунка такій особі надається банком до спеціально уповноваженого органу виконавчої влади з питань фінансового моніторингу (п. 2.6 Інструкції № 492).
Ідентифікація клієнта банку, що відкриває рахунок, не є обов'язковою, якщо клієнт вже має рахунки в цьому банку і був раніше ідентифікований відповідно до вимог законодавства України, яке регулює відносини у сфері запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом (п. 2.7 Інструкції № 492).
Якщо підприємство вперше відкриває рахунок у цьому банку, воно повинно подати такі документи:
- заяву про відкриття поточного рахунка (додаток 1 до Інструкції № 492), підписану керівником юридичної особи або іншою уповноваженою на це особою;
- копію свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, засвідчену органом, що видав свідоцтво, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
- копію належним чином зареєстрованого установчого документа (статуту / засновницького договору / установчого акта / положення), засвідчену органом, який здійснив реєстрацію, або нотаріально;
- копію довідки про внесення юридичної особи до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчену органом, що видав довідку, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
- копію документа, що підтверджує взяття юридичної особи на облік в органі державної податкової служби, засвідчену органом, що видав документ, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
- картку із зразками підписів і відбитка печатки (додаток 2 до Інструкції № 492), засвідчену нотаріально. До картки включаються зразки підписів осіб, яким відповідно до законодавства України або установчих документів юридичної особи надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів;
- копію документа, що підтверджує реєстрацію юридичної особи у відповідному органі Пенсійного фонду України (у разі використання найманої праці), засвідчену органом, що його видав, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
- копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію юридичної особи у Фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України як платника страхових внесків (у разі використання найманої праці), засвідчену органом, що його видав, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку.
Для відкриття поточного рахунка відокремленого підрозділу підприємства, яке не має рахунків у цьому банку, потрібно подати додатково (до переліку, що подає юридична особа) такі документи:
- клопотання юридичної особи до банку, в якому відкривається поточний рахунок відокремленого підрозділу, про відкриття рахунка із зазначенням номера поточного рахунка юридичної особи та назви банку, в якому він відкритий, а також інформації про те, чи є відокремлений підрозділ платником страхових внесків. У разі одночасного відкриття в банку поточних рахунків через кілька відокремлених підрозділів однієї юридичної особи подаються одне клопотання юридичної особи з вищезазначеною інформацією і переліком відокремлених підрозділів, через які відкриваються рахунки, та копії цього клопотання в кількості, потрібній для формування справ з юридичного оформлення рахунків за кожним відокремленим підрозділом;
- копію належним чином оформленого положення про відокремлений підрозділ, засвідчену нотаріально або юридичною особою, що створила відокремлений підрозділ;
- копію довідки про внесення відокремленого підрозділу до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчену органом, що видав довідку, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку (при цьому довідка головного підприємства не подається);
- копію документа, що підтверджує взяття відокремленого підрозділу на облік в органі державної податкової служби за місцезнаходженням цього підрозділу, засвідчену органом, що видав документ, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
- картку із зразками підписів і відбитка печатки (додаток 2 до Інструкції № 492), засвідчену нотаріально або підписом керівника юридичної особи, до складу якої входить відокремлений підрозділ. До картки включаються зразки підписів уповноважених осіб підрозділу, яким відповідно до законодавства України і відповідними документами юридичної особи надано право розпорядження рахунком та підписування розрахункових документів.
Якщо відокремлений підрозділ розташований на території іншої територіальної громади ніж юридична особа, що його створила, має окремий баланс, здійснює розрахунки з оплати праці самостійно і є платником страхових внесків, то цей підрозділ додатково до вищезазначеного переліку документів має подати копії документів, що підтверджують реєстрацію відокремленого підрозділу у відповідному органі Пенсійного фонду України і Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України. Ці копії мають бути засвідчені органами, що їх видали, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку.
Для відкриття рахунків фізична особа – підприємець подає до банку такі документи:
- заяву про відкриття поточного рахунка (додаток 3 до Інструкції № 492), підписану фізичною особою – підприємцем;
- копію свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи – підприємця, засвідчену органом, що видав свідоцтво, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
- копію документа, що підтверджує взяття фізичної особи – підприємця на облік в органі державної податкової служби, засвідчену органом, що видав документ, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
- копію документа, що підтверджує реєстрацію фізичної особи – підприємця у відповідному органі Пенсійного фонду України, засвідчену органом, що його видав, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;
- картку із зразками підписів (додаток 4 до Інструкції № 492). Зразки підписів засвідчуються підписом уповноваженого працівника банку або нотаріально.
Якщо фізична особа – підприємець використовує найману працю, то ця особа під час відкриття поточного рахунка додатково має подати копію документа, що підтверджує реєстрацію фізичної особи – підприємця у відповідному органі Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України, засвідчену органом, що його видав, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку. В іншому разі фізична особа – підприємець у заяві про відкриття поточного рахунка обов'язково має зазначити про те, що вона не використовує найману працю.
Повідомлення податкової служби про відкриття рахунка
Наступним кроком, після подання документів та підписання договору, є взяття рахунка на облік органом державної податкової служби.
У разі відкриття поточного або вкладного (депозитного) рахунка підприємцю до отримання банком повідомлення про взяття рахунка на облік органом державної податкової служби операції за цим рахунком здійснюються лише із зарахування коштів.
Обов'язковість та порядок інформування органів ДПС про відкриття рахунків передбачено нормами Закону України «Про систему оподаткування» від 25.06.91 р. № 1251-XII (далі – Закон про систему оподаткування) та Порядком подання податковим органам Повідомлення про відкриття (закриття) рахунків в фінансових установах, затвердженим наказом ДПАУ від 01.08.2001 р. № 306 (далі – Порядок № 306).
Зокрема, відповідно до положень ст. 5 Закону про систему оподаткування фінансові установи зобов'язані надіслати до органу державної податкової служби повідомлення про відкриття або закриття рахунка платника податків і зборів (обов'язкових платежів) – юридичної особи, у тому числі відкритого через його відокремлені підрозділи, чи самозайнятої фізичної особи.
Повідомлення (додаток 1 до Порядку № 306) надається до державного податкового органу, де суб'єкти господарювання взяті на податковий облік.
Повідомлення протягом трьох робочих днів з дня відкриття або закриття рахунка в фінансовій установі (включаючи день відкриття або закриття) подається:
або суб'єктом господарювання особисто чи надсилається поштою на адресу відповідного державного податкового органу з повідомленням про вручення;
або фінансовою установою особисто чи поштою з повідомленням про вручення на адресу відповідного органу державної податкової служби, в якому суб'єкт господарювання обліковується як платник податків і зборів (обов'язкових платежів).
За порушення встановлених законом термінів подання повідомлення передбачена відповідальність згідно з п. 12 ст. 11 Закону України «Про державну податкову службу в Україні» від 04.12.90 р. № 509-XII у розмірі двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (на сьогодні – 340 грн.). Однак практичне застосування даної норми наразі є дуже суперечливим, оскільки термін подання не встановлено законом (лише Порядком № 306). Частково це визнають і Мін'юст (у листі від 18.05.2005 р. № 24-48-41) та ДПАУ (у листі від 15.11.2005 р. № 11040/6/29-2016).