На підставі норм п. 1.1 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV (далі — Закон № 889) під терміном «заробітна плата» розуміються також інші заохочувальні та компенсаційні виплати або інші виплати та винагороди, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв'язку з відносинами трудового найму згідно із законом.
Враховуючи те, що компенсація проїзду передбачена колективним договором, такі виплати є пов'язаними з відносинами трудового найму, та оподатковуються ПДФО як заробітна плата на загальних підставах.
Так само на загальних підставах з цих виплат — як із заробітної плати — сплачуються внески до Пенсійного фонду та фондів соціального страхування.*
Що стосується відображення валових витрат за такими компенсаційними виплатами, то відповідно до пп. 5.6.1 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР до складу валових витрат платника податку включаються витрати на виплату основної та додаткової заробітної плати та інших видів заохочень і виплат, встановлені за домовленістю сторін (крім сум матеріальної допомоги, що не обкладається податком з доходів фізичних осіб). Звертаємо увагу на те, що зазначені виплати можуть бути віднесені до складу валових витрат підприємства-працедавця за умови доведення їх зв'язку з господарською діяльністю підприємства.
Достатнім доведенням такого зв'язку, на наш погляд, може бути наявність у колективному або трудовому договорі у розділі «Оплата праці» відповідних положень щодо обов'язковості таких виплат. Наприклад, «Для забезпечення господарської діяльності підприємства, а також з метою матеріального стимулювання працівників, які мешкають в інших населених пунктах, встановити щомісячну компенсацію у вигляді додаткової заробітної плати...».
Що стосується документального оформлення компенсацій проїзду, то підприємство на свій розсуд формує внутрішню систему розпорядчих документів, в яких необхідно чітко окреслити:
- коло співробітників, які мають право на компенсацію;
- розмір компенсації;
- порядок документообігу.
На наш погляд, необхідною умовою компенсації проїзду має бути обов'язкове подання працівником документів (наприклад, проїзних квитків), що засвідчують факт понесення ним витрат на проїзд.
Підставами для нарахування компенсації за проїзд та її відображення у податковому і бухгалтерському обліку можуть слугувати внутрішні розпорядчі документи підприємства (наприклад, відповідний наказ).
Враховуючи, що такі виплати входять до ФОП, вони можуть бути відображені у відомості нарахування заробітної плати.
У регістрах бухгалтерського обліку компенсаційні виплати відобразяться так:
Дт 813 Кт 661 — нараховано компенсаційну виплату;
Дт 821 Кт 651 — нараховано внески до ПФУ;
Дт 822 Кт 652 — нараховано внески на загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності;
Дт 823 Кт 653 — нараховано внески на загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття;
Дт 822 Кт 656 — нараховано внески на загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності;
Дт 23, 91, 92, 93 Кт 811, 821, 822, 823 — закрито розподіл витрат на витрати діяльності.