Порядок здійснення службових відряджень за кордон визначено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). Цей документ є обовэязковим для застосування лише для відряджень державних службовців та працівників підприємств, установ та організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Всі інші підприємства у своїй діяльності можуть застосовувати або згаданий нормативний документ, або розробити власне положення про відрядження. Який саме документ буде використовуватись, необхідно вказати в наказі по підприємству. Слід зауважити, що у тому випадку, якщо підприємством прийнято рішення про використання у своїй діяльності Інструкції № 59, її норми повинні будуть використовуватись у повному обсязі (наприклад, вимога про обов'язкову видачу авансу на відрядження в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті).
Під час відряджень за кордон аванс на відрядження може бути перерахований працівникам підприємства як на корпоративні (валютні та гривневі), так і на власні платіжні картки (п. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637). У цьому разі працівники подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтверджуючими документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.
Відповідно до Закону України «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346-ІІІ платіжна картка – електронний платіжний засіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що використовується для ініціювання переказу коштів з рахунку платника або з відповідного рахунку банку з метою оплати вартості товарів і послуг, перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб, отримання коштів у готівковій формі в касах банків через банківські автомати, а також здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором.
Грошові кошти, які знаходяться на поточному рахунку підприємства (підприємця), операції за яким можуть здійснюватись з використанням електронного платіжного засобу, не вважаються виданими під звіт до того моменту, поки держатель корпоративної картки (довірена особа) не зніме їх готівкою або не розрахується за певні витрати, які визначені п. 8.3 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою НБУ від 12.11.2003 р. № 492.
Відповідно до п. 5 П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів» операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня дати здійснення операції (дати визнання активів, зобов'язань, власного капіталу, доходів і витрат).
Таким чином, у разі, коли працівник витрачає кошти за допомогою корпоративної валютної картки, необхідно застосовувати курс НБУ, який діяв на дату списання коштів з карткового рахунку. При цьому необхідно користуватися даними виписки банку по такому картковому рахунку.
Якщо працівнику для закордонного відрядження видана гривнева корпоративна картка, рух коштів по картковому рахунку буде відбуватися у гривні. Тому в такому випадку перераховувати понесені витрати за курсом НБУ непотрібно – розрахунки з підзвітною особою здійснюються у сумі гривень, що витрачена на купівлю валюти для сплати витрат.
При перерахуванні авансу на відрядження на власну гривневу картку працівника таке перерахування прирівнюється до видачі готівкових коштів в національній валюті під звіт з моменту перерахування їх з поточного рахунку, а валютні витрати обраховуються за курсом НБУ на дату складання авансового звіту. Такі ж дії необхідно проводити у випадку відсутності авансу взагалі та витрачанні власних коштів підзвітною особою.
Валюта, що перерахована на корпоративну картку та витрачається підзвітною особою, вважається авансом у момент списання коштів з корпоративної картки, тому згідно з п. 6 П(С)БО 21 сума такого авансу в іноземній валюті, надана підзвітній особі для придбання немонетарних активів (витрат у відрядженні), при включенні до вартості цих активів (робіт, послуг) перераховується у валюту звітності із застосуванням валютного курсу на початок дня дати сплати авансу. Оскільки рух валютних коштів по корпоративній картці є рухом коштів на валютному рахунку підприємства (монетарна стаття), то згідно з п. 8 П(С)БО 21 здійснюється визначення курсових різниць на дату здійснення господарської операції в її межах або за всією статтею (відповідно до облікової політики). Тобто при списанні коштів у підзвіт з корпоративної валютної картки за курсом НБУ необхідно зробити розрахунок курсових різниць по картковому рахунку.
Щодо термінів звітування маємо зауважити, що відповідно до вимог пп. 170.9.2 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
При цьому пп. 170.9.3 ПКУ встановлює, що дія пункту 170.9 Кодексу поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:
а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дняпісля завершення відрядження;
б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його подовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
У тому разі, якщо термін звітування закінчується, а сума витрачених коштів ще не списана з карткового рахунку, то витрати в бухгалтерському обліку слід визнавати за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту (п. 5 П(С)БО 21).
Отже:
– якщо працівник витрачає кошти за допомогою корпоративної валютної картки, необхідно застосовувати курс НБУ, який діяв на дату списання коштів з карткового рахунку;
– при перерахуванні авансу на відрядження на власну гривневу картку працівника валютні витрати обраховуються за курсом НБУ на дату складання авансового звіту;
– якщо термін звітування закінчується, а сума витрачених коштів ще не списана з карткового рахунку, то витрати в бухгалтерському обліку слід визнавати за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту;
– при списанні коштів у підзвіт з корпоративної валютної картки за курсом НБУ необхідно зробити розрахунок курсових різниць по картковому рахунку.