Основним документом, що регулює процес інвентаризації на підприємствах усіх форм господарської діяльності, є Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879).
Згідно з п. 7 цього Положення обов'язкове проведення інвентаризації передбачено для цілого ряду випадків, зокрема:
– перед складанням річної фінансової звітності;
– у разі зміни матеріально відповідальних осіб, а також у разі зміни керівника на дату приймання-передачі справ, в обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні;
– у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником підприємства;
– за судовим рішенням або на підставі належним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації;
– у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ) в обсязі, визначеному керівником підприємства;
– у разі припинення підприємства в обсязі, визначеному пунктом 6 Положення;
– у разі переходу на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами (на дату такого переходу);
– в інших випадках, передбачених законодавством.
Порядок інвентаризації готівки, грошових коштів та їх еквівалентів, бланків документів суворої звітності викладено у п. 6 розд. ІІІ Положення № 879. В цьому розділі визначено, що інвентаризація кас на підприємстві проводиться відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі – Положення № 637).
Порядок інвентаризації кас здійснюється відповідно до п. 4.10 Положення № 637. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з наказом керівника, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт про результати інвентаризації наявних коштів. Акт складається за формою додатка 7 до Положення № 637.
Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Акт складається в двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою. Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий – залишається у матеріально відповідальної особи. До початку інвентаризації всі матеріально відповідальні особи (особи, які відповідають за збереження коштів) дають розписку, визначену в додатку 7.
У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається в трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії).
Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, що встановлені керівником, з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною в звіті РРО (в РК та КОРО). У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід підприємства.
Пунктом 4.10 Положення № 637 встановлено, що інвентаризацію каси можуть ініціювати вищі організації (за їх наявності) на всіх підвідомчих підприємствах, а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених договорів та ревізійні комісії в господарських товариствах, статутом яких передбачено наявність таких комісій.
Слід зауважити, що працівники контролюючих органів під час перевірок дотримання суб'єктами підприємництва касової дисципліни керуються Методичними рекомендаціями щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб'єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), затвердженими наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. № 210. Згідно з п. 4.2 цих Методрекомендацій податківці зобов'язані здійснювати аналіз актів інвентаризації каси підприємств, що перевіряються, а також зазначається, що на практиці інвентаризація каси проводиться планово раз на квартал та позапланово – у випадках порушення фінансової дисципліни касиром і при зміні касира.
Тобто на час проведення перевірок на підприємстві повинні бути акти квартальних інвентаризацій за період, що перевіряється. Але ніяких покарань за їх відсутність чинним законодавством не передбачено.
Крім того, згідно з пп. 20.1.9 ПКУ податківці мають право вимагати проведення інвентаризації безпосередньо під час перевірок.
Після закінчення інвентаризації каси складається акт за формою додатка 7 до Положення № 637. Акт інвентаризації каси – первинний документ, на підставі якого слід здійснювати відповідні записи в бухгалтерському обліку (за умови, що виявлена нестача або надлишок фактичної готівки порівняно з обліковими даними), а також відобразити у податковому обліку доходи (у разі виявлення надлишку, сума якого підлягає включенню до складу доходів).
Також маємо зауважити, що у разі, коли в касі підприємства зберігаються кошти в іноземній валюті, на нашу думку, на кожен вид іноземної валюти необхідно складати окремий акт інвентаризації каси за формою додатка 7.
У разі, коли в касі підприємства зберігаються також касові документи, чекові книжки, бланки суворої звітності, цінні папери різних видів тощо, під час їх інвентаризації необхідно також використовувати форму акта інвентаризації каси за формою додатка 7 до Положення № 637.