Здавання готівки для зарахування її на банківський рахунок здійснюється підприємством самостійно або через відповідні служби, яким згідно із законодавством України надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів.
Що стосується відокремлених підрозділів (в тому числі філій), то такі підрозділи можуть здавати готівкову виручку безпосередньо до каси головного підприємства або до будь-якого банку для її переказу і зарахування на банківські рахунки юридичної особи (п. 2.8 Положення № 637).
Цікава думка щодо інкасації та перевищення лімітів каси висловлена НБУ у листі від 26.09.2005 р. № 11-113/3262-9602 (наводимо мовою оригіналу):
«...Относительно определения средств, которые были сданы через инкассаторскую службу после операционного времени работы банка, в качестве сверхлимитных
В соответствии с пунктом 5.10 Положения [№ 637] наличные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления, если они были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки не позднее следующего рабочего дня банка или были использованы предприятием (без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды) на следующий день на хозяйственные нужды.
Исходя из содержания данного пункта наличные средства, которые были сданы в банк через инкассаторов после операционного времени работы банка, не считаются сверхлимитными в этот день. Подтверждением сдачи наличности инкассаторам является оформленная надлежащим образом копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью (пункт 3.7 Положения [№ 637])...».
Документальне оформлення
Відповідно до норм п. 3.7 Положення № 637 приймання одержаної з банку готівки в касу та видача готівки з каси для здавання її до банку оформляються відповідними касовими ордерами (прибутковим або видатковим) з відображенням такої касової операції в касовій книзі.
Водночас, п. 4.2 Положення № 637 відокремленим підрозділам, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, надано право не вести касової книги. Це неодноразово підкреслює і НБУ (див., наприклад, листи від 06.02.2008 р. № 11-113/423-1352 та від 29.02.2008 р. № 11-113/819-2371).
У разі самостійного здавання підприємством виручки до банку підтвердним документом буде відповідна квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, засвідчена підписами відповідальних осіб банку та відбитком печатки (штампа) банку.
Документом, що підтверджує здавання виручки до банку через інкасаторів, є копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчена підписом та відбитком печатки інкасатора.
Сам порядок проведення інкасації регулюється Інструкцією з організації перевезення валютних цінностей та інкасації коштів у банківських установах України, затвердженою постановою Правління НБУ від 14.02.2007 р. № 45 (далі – Інструкція № 45).
Главою 5 розд. ІІІ Інструкції № 45 визначено, що інкасація коштів здійснюється підрозділом інкасації банківської установи з дотриманням вимог цієї Інструкції, Положення та на підставі договорів, укладених відповідно до вимог законодавства.
Під час інкасації коштів використовуються явочна картка (додаток 8) і супровідна відомість до сумки з готівкою та/або супровідна відомість до сумки з валютними цінностями й інші документи.
У договорі на інкасаційне обслуговування, крім основних та додаткових умов, зазначаються спосіб ідентифікації особи інкасатора, який отримує сумки з цінностями, та його повноваження для здійснення цієї операції, порядок приймання інкасатором сумок з готівкою від клієнта банку, інші питання, що стосуються проведення інкасації коштів та безпечної роботи інкасатора і забезпечення схоронності цінностей під час інкасації.
У разі здійснення інкасації коштів іншим банком порядок зберігання сумок з готівкою, доставлених з маршруту інкасації під відповідальність інкасаторів, порядок здавання сумок (мішків) з готівковою виручкою підрозділом інкасації цього банку врегульовуються у відповідному договорі на інкасаційне обслуговування.
В регістрах бухгалтерського обліку підприємства операції по інкасації відобразяться так:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | |
|---|---|---|---|
| Дт | Кт | ||
| 1 | Кошти здано інкасатору | 333 | 301/каса філії |
| 2 | Кошти зараховано на розрахунковий рахунок | 311 | 333 |
| 3 | Кошти прийнято касою головного підприємства | 301/каса підприємства | 333 |