Згідно з п. 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58, на підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:
– Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9);
– Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10).
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. У цій Книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії та номера, видані працівникам знову.
Обидві ці книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.
Постановою КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301 (далі – Постанова № 301) встановлено, що трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Мінпраці у листі від 20.11.2006 р. № 270/06/187-06 зазначає, що особи, винні в порушенні законодавства про працю, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством на підставі ст. 265 КЗпП.
Тобто особи, винні в порушенні законодавства про працю, притягаються до дисциплінарної, матеріальної, адміністративної або кримінальної відповідальності.
До порушень законодавства про працю належить і порушення трудової дисципліни.
Як встановлено ст. 147 КЗпП, до працівника за порушення трудової дисципліни, тобто за невиконання або неналежне виконання з вини працівника покладених на нього трудових обов'язків, може бути застосовано один з таких заходів стягнення: догана або звільнення.
Частиною 1 ст. 41 КпАП за порушення вимог законодавства про працю передбачено накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та громадян – суб'єктів підприємницької діяльності, – від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Таким чином, до посадової особи підприємства, на яку згідно з Постановою № 301 покладена відповідальність за ведення та зберігання Книги обліку трудових книжок, у разі порушення правил її ведення або втрати можуть бути застосовані стягнення у вигляді догани або звільнення.
Також на посадових осіб підприємства за ці правопорушення може бути накладено адміністративний штраф від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Органом, уповноваженим на застосування стягнення за ст. 41 КпАП, є суд (ст. 221 цього Кодексу).