1. Перевод сотрудника и передача первичных документов
В соответствии с нормами ст. 64 Хозяйственного кодекса Украины (ХКУ) предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.
Предприятие имеет право создавать филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения, не имеющие статуса юридического лица (далее – филиалы). Филиалы действуют на основании положения о филиале, утвержденного предприятием. Филиал, осуществляя возложенные на него функции, всегда действует от имени головного предприятия, являясь его составной частью.
Для ведения хозяйственной деятельности предприятия и их филиалы могут привлекать трудовые ресурсы.
Трудовые отношения между работодателем и работником оформляются трудовым договором.
Трудовым договором является соглашение между работником и собственником предприятия или уполномоченным им органом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия или уполномоченный им орган, или физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
Исчерпывающий перечень оснований для прекращения трудовых отношений изложен в ст. 36–42 КЗоТ.
Также необходимо обратить внимание на то, что не считается переводом на другую работу перемещение работника в рамках одного предприятия на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, в пределах специальности, квалификации или должности, предусмотренной трудовым договором (абз. 2 ст. 32 КЗоТ). Поэтому в рассматриваемом случае корректнее говорить о перемещении сотрудника, а не о его переводе.
При этом перемещение сотрудника из одного подразделения в другое не приводит к прекращению трудовых отношений между работником и предприятием. Однако происходит замена страхователя и налогового агента (так как указанные в вопросе филиалы являются самостоятельными налоговыми агентами и страхователями).
За работником при таком перемещении сохраняются все социальные гарантии и компенсации, предусмотренные действующим законодательством и коллективным договором. Для осуществления соответствующих выплат и реализации некоторых социальных гарантий (права на отпуск, получение отпускных, больничных и т. п.) филиалу 2 необходима определенная информация, например, о заработной плате за период, а также об отработанном времени, дающем право на отпуск.
Вместе с тем, страхователи обязаны хранить первичные документы и расчетные регистры в течение определенного срока, предусмотренного действующим законодательством. Поэтому филиал 1, где сотрудник работал до этого, не может передать филиалу 2, где сотрудник имеет новое место работы, оригиналы первичных документов и бухгалтерских регистров. По нашему мнению, подразделениям при таком перемещении нужно обменяться регистрами, содержащими информацию, необходимую для осуществления выплат и предоставления социальных гарантий по новому месту работы.
Форма и содержание такого регистра определяется предприятием самостоятельно, исходя из внутренних производственных потребностей. Указанный регистр может содержать следующую информацию:
- общий трудовой стаж сотрудника;
- трудовой стаж на данном предприятии;
- наличие неиспользованных отпусков;
- фонд оплаты труда за последние 12 месяцев и т. п.
2. Определение стажа для начисления пособия по временной нетрудоспособности
Расчет средней заработной платы для выплаты пособия в связи с временной утратой трудоспособности осуществляется в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы (дохода) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденным постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266 (далее – Порядок № 1266).
Согласно п. 4 Порядка № 1266 расчетным периодом, за который исчисляется средняя заработная плата застрахованного лица для оплаты листка нетрудоспособности, является период работы по последнему основному месту работы перед наступлением страхового случая, в течение которого застрахованное лицо работало и уплачивало страховые взносы или за него уплачивались страховые взносы. Таким периодом являются последние 6 календарных месяцев (с 1 до 1 числа), предшествующие месяцу, в котором наступил страховой случай.
Обособленное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом, а значит, перемещение сотрудника из одного подразделения в другое в рамках одного предприятия не вызывает прекращения трудовых отношений с данным сотрудником, хотя при этом законодательством о социальном страховании и налоговым законодательством такие подразделения рассматриваются как независимые плательщики.
Поэтому при расчете размера средней заработной платы для выплаты пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер филиала 2 должен учесть последние 6 календарных месяцев по последнему основному месту работы перед наступлением страхового случая, при этом страховой стаж такого сотрудника не прерывается. То есть в рассматриваемом случае для расчета необходимо взять период с 01.01.2008 г. по 30.06.2008 г., отработанный сотрудником в филиале 1.
3. Право на отпуск и период для определения средней заработной платы для расчета суммы отпускных
Как указывалось выше, перемещение работника из одного подразделения в другое не приводит к прекращению трудовых отношений с ним, следовательно, такой сотрудник сохраняет свое право по отпуск.
Расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных осуществляется в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100 (далее – Порядок № 100), нормами п. 2 которого предусмотрено: «Исчисление средней заработной платы для оплаты времени ежегодного отпуска, дополнительных отпусков... производится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска или выплаты компенсации за неиспользованные отпуска.
Работнику, который проработал на предприятии, в учреждении, организации меньше года, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, то есть с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.
Во всех остальных случаях сохранения средней заработной платы среднемесячная заработная плата исчисляется исходя из выплат за последние 2 календарных месяца работы, предшествующих событию, с которым связана соответствующая выплата. Работникам, которые проработали на предприятии, в учреждении, организации меньше двух календарных месяцев, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактически отработанное время».
Итак, поскольку обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами и перемещение сотрудника из одного подразделения в другое происходит в рамках одного и того же предприятия, поэтому при расчете размера средней заработной платы для оплаты отпускных бухгалтер филиала 2 должен взять фактически отработанный на предприятии период, то есть – и в филиале 1, и в филиале 2.
4. Представление персонифицированной отчетности в органы ПФУ
Данная обязанность возложена на плечи страхователей, которые согласно положениям п. 1.3 Порядка формирования и представления органам Пенсионного фонда Украины сведений о застрахованном лице, используемых в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, утвержденного постановлением правления ПФУ от 10.06.2004 г. № 7-6, предоставляют персонифицированную отчетность в следующих случаях:
- страхователь один раз в год до 1 апреля текущего года в соответствии с утвержденным графиком подает в территориальный орган Пенсионного фонда по месту регистрации персонифицированную отчетность за прошедший год;
- на протяжении текущего года – для назначения пенсии застрахованному лицу за период его работы у страхователя до даты формирования заявления на назначение пенсии;
- снятия страхователя с учета;
- выявления недостоверных сведений.
Таким образом, в порядке, определенном в абз. 1 п. 1.3 упомянутого Порядка, по сотруднику подаются персонифицированные данные:
- филиалом 1 – за период с 01.01.2008 г. по 31.05.2008 г.;
- филиалом 2 – за период с 01.06.2008 г. по 31.12.2008 г.
5. Особенности заполнения отчета по ф. № 1-ДФ
Как предусмотрено п. 5.3 Порядка заполнения и представления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного из них налога, утвержденного приказом ГНАУ от 29.09.2003 г. № 451, если юридическое лицо имеет филиал или другое обособленное подразделение, имеющие отдельный идентификационный код по ЕГРПОУ и иное местонахождение, не такие как у головного предприятия, то налоговый расчет на работников филиала подается в орган государственной налоговой службы по местонахождению филиала. В случае отсутствия у филиала кода по ЕГРПОУ налоговый расчет в виде отдельной порции за филиал предоставляет головное предприятие в орган государственной налоговой службы по своему местонахождению.
Согласно п. 3.7 указанного Порядка графы 6 и 7 расчета заполняются только на физических лиц, соответственно, принятых на работу или уволенных в отчетном периоде.
Для тех физических лиц, которые не меняли место работы, графы 6 и 7 не заполняются.
В нашем случае это означает следующее:
- филиал 1 за II квартал 2008 г. подает отчет по форме № 1ДФ на переведенного сотрудника с указанием фактически начисленного и выплаченного дохода и удержанных сумм НДФЛ за период работы в филиале в отчетном периоде (с 01.04.2008 г. по 30.05.2008 г.), при этом гр. 7 не заполняется;
- филиал 2 за II квартал 2008 г. подает отчет по форме № 1ДФ на переведенного сотрудника с указанием фактически начисленного и выплаченного дохода и удержанных сумм НДФЛ за фактический период работы в филиале в отчетном периоде (июнь 2008 г.), при этом гр. 6 не заполняется.