Згідно з п. 2.6 Положення № 637 вся готівка, що надходить до кас, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися. Оприбуткуванням готівки в касах підприємств, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів. У разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків РРО (даних РК). Підприємствам, яким Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі – Закон про РРО) надано право проводити розрахунки готівкою із споживачами без використання РРО та РК і специфіка функціонування яких унеможливлює оформлення ними кожної операції касовим ордером (продаж проїзних і перевізних документів; білетів державних лотерей; квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних закладів тощо), дозволяється оприбутковувати готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій в цілому за робочий день з оформленням касовими документами і відображенням у відповідній книзі обліку. Суми готівки, що оприбутковуються, мають відповідати сумам, визначеним у відповідних касових (розрахункових) документах.
Приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами (додаток 2 до Положення № 637), підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. Про приймання підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається засвідчена відбитком печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.
У разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або використанням РК суб'єкти господарювання повинні проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених Законом про РРО, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок, а також видавати особі, яка отримує або повертає товар, отримує послугу або відмовляється від неї, включаючи ті, замовлення або оплата яких здійснюється з використанням мережі Інтернет, при отриманні товарів (послуг) в обов'язковому порядку розрахунковий документ встановленої форми на повну суму проведеної операції (п. 1-2 ст. 3 Закону про РРО).
Таким чином, під оприбуткуванням готівки слід розуміти здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичного надходження в касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів (книзі обліку розрахункових операцій (КОРО) на підставі фіскальних звітних чеків, тобто Z-звітів).
Спеціалістами також відзначається особливість оприбуткування готівки при цілодобовій роботі суб'єкта господарювання. Оскільки відповідно до п. 9 ст. 3 Закону про РРО суб'єкт господарювання повинен щоденно друкувати на реєстраторах розрахункових операцій (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг)) фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій і забезпечувати їх зберігання в книгах обліку розрахункових операцій, не повинно бути таких випадків, коли готівка, що надійшла до 24 години, буде оприбуткована шляхом друкування Z-звіту наступного дня. Тобто в разі цілодобової роботи РРО необхідно забезпечити друкування Z-звіту щоденно до 24 години з початком приймання готівки після друку такого Z-звіту після 0 годин наступного дня.
Також маємо зауважити, що з 01.01.2015 р. згідно з п. 1 ст. 9 Закону про РРО з переліку видів підприємницької діяльності, при здійсненні яких не застосовуються реєстратори розрахункових операцій виключено надання власних послуг. Таким чином, на сьогодні РРО не застосовується лише при здійсненні торгівлі продукцією власного виробництва підприємствами, установами і організаціями усіх форм власності, крім підприємств торгівлі та громадського харчування, у разі проведення розрахунків у касах цих підприємств, установ і організацій з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку. Також з 01.01.2015 р. РРО застосовується при продажу товарів у системах електронної торгівлі (комерції) (із Закону про РРО виключено п. 13 ст. 9), а для фізичних осіб – підприємців РРО не застосовується при продажу товарів (наданні послуг) фізичними особами – підприємцями, які відносяться відповідно до ПКУ до груп платників єдиного податку, що не застосовують реєстратори розрахункових операцій.
Крім того, з 01.07.2015 р. для фізичних осіб – підприємців – платників єдиного податку третьої групи, а з 01.01.2016 р. – для платників податку другої групи набирає чинності п. 296.10 ПКУ, згідно з яким платники єдиного податку другої та третьої (фізичні особи – підприємці) груп при здійсненні діяльності на ринках, при продажу товарів дрібнороздрібної торговельної мережі через засоби пересувної мережі, а також платники єдиного податку першої групи не застосовують реєстратори розрахункових операцій.