Як і інші матеріальні цінності, паливно-мастильні матеріали мають нормативні (розроблені на підставі нормативно-правових актів або фактичних замірів використання при виконанні певних робіт та затверджені наказом по підприємству) та фактичні (визначені за формулою: залишок в баку на початок періоду + заправка - залишок в баку на кінець періоду та на підставі первинних документів роботи сільгосптехніки) витрати.
За результатами звітного періоду, як правило, місяця, бухгалтерією підприємства по кожній одиниці сільгосптехніки здійснюється порівняння обсягів використаних ПММ за нормою з обсягами фактично використаних ПММ. Паливно-мастильні матеріали в межах норми списуються в бухгалтерському обліку за кредитом рахунка 203 "Паливо" в дебет рахунків 23, 91 з урахуванням напрямку використання техніки.
Щодо понаднормативних витрат палива, то відповідно до п. 11 П(С)БО 16 "Витрати" вони можуть включатись до складу собівартості товарів (робіт, послуг). При цьому в листі Мінфіну від 15.04.2005 р. № 31-04220-20-17/6687 наголошується, що понаднормативні витрати включаються до собівартості, якщо такі витрати не пов'язані з нестачами, псуванням, нетехнологічним використанням та порушенням правил зберігання, за рішенням уповноваженої особи (керівника) підприємства.
Отже, для відображення в обліку списання понаднормативних витрат ПММ відповідальні особи підприємства повинні спочатку визначити причини їх виникнення. Вартість ПММ, використаних понад встановлені норми з обґрунтованих причин, списуються в обліку за кредитом рахунка 203 "Паливо" та дебетом рахунків 23, 91 з урахуванням напрямку використання сільгосптехніки. Понаднормативні витрати, пов'язані з нестачами, псуванням, нетехнологічним використанням та порушенням правил зберігання, відносяться до інших витрат операційної діяльності та списуються в обліку за кредитом рахунка 203 та дебетом рахунків 946 "Втрати від знецінення запасів", 947 "Нестачі та втрати від псування цінностей", 949 "Інші витрати операційної діяльності".
Таким чином, в бухгалтерському обліку списання ПММ здійснюється з урахуванням результатів порівняння встановлених норм витрат з фактичним їх використанням.