Головні і принципово важливі вимоги та правила, яких необхідно дотримуватися при документуванні господарських операцій та їх записі в регістрах бухгалтерського обліку, викладено у ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV, а також у Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
Згідно з цими нормативними актами бухгалтерський облік на підприємствах ведеться на основі первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку.
Первинні документи – це документи, створені в письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження й дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Первинні документи, створені в електронній формі, використовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електроні документи та електронний документообіг.
Регістри – це носії певного формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.
Первинні документи та облікові регістри складаються як вручну, так і машинним (електронним) способом. На вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов’язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії. Підприємства і установи, що складають облікові регістри на машинозчитувальних (електронних) носіях, забезпечують технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді.
Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов’язаних з прийманням і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна, повинні одержувати від підприємств, установ, що виконують ці операції, копії первинних документів про таку операцію, в яких ідентифіковано з оригіналом наводяться дані про господарську операцію.
Таким чином, підприємство має роздруковувати первинні документи, які передаються насамперед його контрагентам (покупцям, замовникам або постачальникам), такі як: видаткові накладні, акти приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг), акти приймання-передачі основних засобів, цінних паперів, ТМЦ, касові документи (ордери) та ін.
У податковому обліку такими документами можуть бути податкові накладні та виписані до них розрахунки-коригування та ін.
Слід зазначити, що підприємство має роздруковувати деякі документи і для власного (внутрішнього) користування.
Такими документами можуть бути акти на списання ТМЦ та основних засобів, які повинні бути підписані членами комісії та узгоджені (затверджені) керівником підприємства, платіжні відомості, видаткові та прибуткові касові ордери тощо.
Отже, майже усі первинні документі, що засвідчують зміст тієї чи іншої господарської операції, повинні бути роздруковані та зберігатися на підприємстві.
Відповідно до законодавства первинна документація (накладні, чеки, квитанції, акти тощо), облікові регістри, зарплатні відомості, податкова звітність (декларації, розрахунки, відомості, довідки тощо) мають зберігатися протягом певного строку, а потім знищуватися чи передаватися до архіву.
Терміни зберігання ділової документації визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 (далі – Перелік № 41).
Більшість документів, які підприємство використовує у своїй господарській діяльності, зберігаються три роки. Проте деякі документи потрібно зберігати протягом 5 та навіть 75 років (зокрема, відомості для нарахування зарплати). Крім того, щодо окремих документів Переліком № 41 передбачені додаткові обмеження. Наприклад, деякі документи можна знищити лише після перевірки державними податковими органами.
Так, відповідно до cт. 315 Переліку № 41 первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна та матеріалів, квитанції і накладні з обліку ТМЦ, авансові звіти та ін.), мають зберігатися протягом трьох років за умови проведення податкової перевірки.
Аналогічні вимоги ставляться і до зберігання податкових накладних, первинних документів та додатків до них, що стосуються експортно-імпортних операцій, документів (актів, довідок, рахунків) про приймання виконаних робіт.
Згідно з п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Пунктом 135.2 ПКУ встановлено, що доходи визначаються на підставі первинних документів, що підтверджують отримання платником податку доходів, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II цього Кодексу.
Також п. 138.2 ПКУ встановлено, що витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II цього Кодексу.
Отже, можна дійти висновку, що вся первинна документація, яка підтверджує ті чи інші господарські операції, має бути роздрукована, згрупована за певними ознаками та своєчасно відображена в регістрах бухгалтерського обліку, а такі регістри (журнали-ордери, оборотні відомості та ін.) можуть бути збережені в електронному вигляді, а при необхідності (перевірки або вилучення) мають бути роздруковані на паперових носіях.