Згідно з п. 1 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 р. № 996-XIV “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
Списання ПММ на сільгосптехніку, як правило, оформлюється Обліковим листом праці тракториста-машиніста (форма № 67), затвердженим наказом Міністерства сільського господарства СРСР (надалі - МСГ) від 24.11.1972 р. № 269-2, Дорожнім листком трактора (форма № 85), затвердженим наказом МСГ від 04.01.1972 р. № 2632).
Крім того, у відповідності до п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затвердженому наказом МФУ від 24.05.1995 р. № 88, документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.
Для фіксування роботи окремих сільгоспмеханізмів, на нашу думку, за основу можливо взяти бланки Рапорту про роботу будівельної машини (механізму) форма № ЕБМ-3, Рапорту-наряду про роботу будівельної машини (механізму)форма № ЕБМ-4, Картки обліку роботи будівельної машини (механізму) форма № ЕБМ-5, затверджених наказом наказом Мінстату України від 13.06.97 р. № 149.
Таким чином, первинний документ на підставі якого здійснюється списання ПММ на сільгосптехніку, повинен містити інформацію про найменування сільгосптехніки, дані про машиніста (тракториста, механізатора), обсяги виконаної роботи (найменування робіт та відпрацьовані години), норму виробітки, інші дані для розрахунку обсягу використаних ПММ відповідно до вихідних даних норм списання (кілометраж, вид робіт та місце їх виконання, назва культури рослинництва, що обробляється, агротехнічні умови виконання робіт, “холостий” пробіг до місця виконання робіт та інше).