Документальное оформление продления командировки

Как документально оформить продление командировки и обеспечить дополнительными денежными средствами работника в таком случае?

В хозяйственной деятельности предприятий нередко возникают случаи, когда для работника, направленного в командировку, необходимо продление ее сроков без возвращения работника по уважительной причине (невозможность выполнения задания, болезнь и другие причины, не зависящие от работника).

Законодательством не запрещается продление срока командировок, если в целом их срок не превышает предельно допустимых, установленных соответствующими нормативными документами. Основными из таких документов являются Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), и постановление КМУ «О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663. Так, например, в общих случаях командировок в пределах Украины срок командировки не может превышать 30 календарных дней, за границу – 60 календарных дней (п. 1.1 Инструкции № 59).

Пунктом 1.10 р. II Инструкции № 59 установлено, что при задержке в командировке за пределами Украины по уважительной причине руководитель предприятия после возвращения работника принимает решение о продлении срока командировки на основании докладной записки работника и оформляет это соответствующим приказом.

При этом подтверждающие документы могут быть приложены к докладной записке только в виде копий, поскольку оригиналы должны быть приложены к авансовому отчету.

Порядок оформления продления командировок в пределах Украины Инструкцией № 59 не определен. По нашему мнению, он может быть таким же, как и для загранкомандировок.

Однако в случае необходимости пополнить необходимый для работника запас денежных средств, бухгалтерия предприятия должна располагать документом, разрешающим такое пополнение. По нашему мнению, при получении от работника сообщения о задержке необходимо составить документ, например, докладную записку руководителя подразделения, в котором работает командированное лицо, или аналогичный телефонограмме, с резолюцией руководителя. Приказ о продлении командировки в таком случае будет составлен по возвращении, а бухгалтерская служба сделает соответствующий перерасчет после составления и утверждения авансового отчета.

Если работник направлялся в командировку с платежной карточкой, то пополнение не вызовет проблем, даже если он находится за границей. В письме от 04.12.2009 г. № 31-18030-07-10/33138 Минфин не возражает против такого пополнения. Порядок использования платежных карт установлен Положением о порядке эмиссии специальных платежных средств и осуществлении операций с их использованием, утвержденным постановлением НБУ от 30.04.2010 г. № 223.

Если же работник не имеет такой карты, то в пределах Украины возможны почтовые переводы, но за границей работнику придется туго, поскольку законодательством Украины перечисление валюты на имя физических лиц не предусмотрено.

Оцените статью, пожалуйста: