Как следует из запроса, операции по пополнению кассы предприятия из кассы подразделения могут соответствовать операциям по сдаче выручки обособленного подразделения в кассу предприятия. При этом предприятие на данный момент применяет кассовые книги на обособленных подразделениях.
Согласно п. 4.2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее - Инструкция № 637), обособленные подразделения предприятий, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам, кассовой книги не ведут.
В то же время п. 3.7 Положения № 637 установлено, что выдача наличности из кассы для сдачи ее в банк оформляется соответствующими кассовыми ордерами с отражением такой кассовой операции в кассовой книге.
Таким образом, возникает противоречие между нормами п. п. 3.7 и 4.2 Положения № 637. При этом норма п. 3.7 Положения № 637 является общей для всех предприятий, тогда как норма п. 4.2 Положения № 637 касается только обособленных подразделений предприятий, которые получают наличную выручку только через РРО или РК, не проводят выплат зарплаты и на хознужды.
История данной проблемы следующая.
Ранее в своих разъяснениях НБУ делал вывод, что, если обособленные подразделения, применяющие РРО, осуществляют только операции инкассации (сдачи) выручки в банк (самостоятельно, через службу инкассации или кассу головного предприятия), но не проводят операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам, кассовую книгу не ведут (письма от 07.10.2010 г. № 11-113/4995-17406 и от 30.04.2013 г. № 11-117/1518/5387).
В письме от 21.11.2016 г. № 50-0004/95398 НБУ пришел к выводу о необходимости ведения кассовой книги теми обособленными подразделениями, которые сдают всю выручку в банк и не осуществляют никаких иных наличных выплат.
В письме также указано, что обособленное подразделение, которое осуществляет наличные расчеты с применением РРО и ведением КУРО и сдает наличную выручку (наличность) в кассу предприятия - юридического лица, при этом не совершая других операций, требующих оформления их кассовыми ордерами, может сдавать наличность без оформления расходного кассового ордера и, соответственно, не вести кассовую книгу.
Налоговые органы в разъяснении из раздела 109.16 модуля БАЗА НАЛОГОВЫХ ЗНАНИЙ отмечали необходимость ведения кассовой книги и оформления РРО теми обособленными подразделениями, которые перечисляют выручку на счет предприятия при помощи программно-технического комплекса самообслуживания.
Следует иметь в виду, что налоговики склонны считать, что записи в КУРО недостаточно для оприходования. Так, в письме ГНАУ от 05.05.2010 г. № 8795/7/23-7017/538 был сделан следующий вывод: в случае применения РРО своевременным и полным оприходованием следует считать учет наличных средств в полной сумме фактических поступлений в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО (Z-отчетов) с проведением этой суммы в кассовой книге.
На самом деле, оприходованием наличности согласно п. 1.2 Положения № 637 является проведение ее учета в кассе на полную сумму фактических поступлений в любой из книг учета - в кассовой книге, книге учета доходов и расходов, книге учета расчетных операций - в зависимости от способа расчетов. То есть отражения и в КУРО, и в кассовой книге не требуется.
За неведение кассовой книги на должностных лиц предприятия органами госконтроля может быть наложен штраф согласно ст. 1642 КУоАП в размере от 136 до 255 грн.
Учитывая изменчивую позицию НБУ, неоднозначные предыдущие письма и отсутствие реакции налоговых органов на указанное в запросе письмо НБУ, а также существующую коллизию норм Положения № 637, рекомендуем предприятию операции по сдаче обособленным подразделением выручки в кассу головного предприятия, операции по пополнению кассы обособленного подразделения из кассы головного предприятия и кассы головного предприятия из касс обособленного подразделения продолжать оформлять приходными и расходными ордерами и вести кассовую книгу.