Как видно из вопроса, предполагается временное пользование одним предприятием имуществом другого, возможно, за плату.
Основные аспекты передачи имущества в аренду (наем) регламентированы в разделе 58 ГКУ и в § 5 гл. 30 ХКУ. В соответствии с ч. 1 ст. 759 ГКУ по договору найма (аренды) наймодатель передает нанимателю имущество в пользование за плату на определенный срок. Согласно ч. 1 ст. 252 ГКУ срок определяется годами, месяцами, неделями, днями или часами.
ГКУ предусматривает обязательное составление акта приема-передачи только в случае передачи в аренду здания или другого капитального сооружения (ст. 795 ГКУ).
Что касается документального оформления арендных операций для их дальнейшего отражения в учете, то в приказе Министерства статистики Украины "Об утверждении типовых форм первичного учета" от 29.12.95 г. № 35 (далее - Приказ № 352) определены основания и правила применения "Акта приема-передачи (внутреннего-перемещения) основных средств" (форма ОЗ-1). Так, в соответствии с Приказом № 352 форма ОЗ-1 применяется для оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов, для учета ввода их в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда введение объектов в действие должно в соответствии с существующим законодательством оформляться в особом порядке, для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного цеха (отдела, участка) в другой, для оформления передачи основных средств из состава (запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче другому предприятию (организации). В связи с тем, что при передаче основных средств в оперативную аренду они не исключаются из состава активов баланса арендодателя, акт формы ОЗ-1 между предприятиями не составляется.
При заключении договора аренды в нем прежде всего необходимо определить следующие существенные условия (ст. 284 ХКУ):
• объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом его индексации);
• срок, на который заключается договор аренды;
• арендная плата с учетом ее индексации;
• порядок использования амортизационных отчислений;
• восстановление арендованного имущества и условия его возврата или выкупа.
Вместе с тем, в обеспечение ответственности сторон за сохранность основных средств в периоде его эксплуатации, в договоре аренды необходимо четко определить график использования имущества сторонами, ответственных лиц за его безопасную эксплуатацию, а также другие критерии, необходимые для определения состава расходов предприятий при использовании имущества (электроэнергия, смазочные материалы, текущее обслуживание, ремонты и др.).
Отметим, что в ч. 2 ст. 628 ГКУ предусмотрена возможность заключения сторонами смешанного договора, то есть договора, который содержит элементы разных договоров, что дает основание включить в договор аренды положения, касающиеся, например, возмещения коммунальных расходов.
Также, руководствуясь нормами ст. 627 ГКУ о свободе договора, стороны могут закрепить в договоре условие о том, что с целью избежания большого количества документов они будут фиксировать факт ежедневной передачи и возврате основных средств в едином документе, который будет вестись на протяжении определенного периода (например, месяца) или и на протяжении всего срока действия договора. Иными словами, возможно составлять ежемесячные акты, где факт передачи объекта аренды от одной стороны к другой будет подтверждается ежедневными подписями ответственных лиц с указанием времени использования. Для более длительного периода, возможно применить журнал учета передачи имущества.
Результаты хозяйственных операций, осуществляемых на основании договора аренды, должны быть надлежащим образом задокументированы. Хотя в соответствии с ГКУ договор найма (аренды) не является договором о предоставлении услуг, по результатам его выполнения на практике составляется акт предоставленных услуг. Мера детализации информации в акте предоставленных услуг должна обеспечить полное раскрытие содержания операции и идентификацию активов, обязательств, доходов или расходов, с ней связанных.
Учитывая вышеуказанное, в акте следует указать объем предоставленных услуг (количество часов использования основных средств, в том числе по каждому объекту аренды, если объекты используются по разному), цену (за единицу объекта аренды либо за час использования, что определяется условиями договора), стоимость аренды. По согласованию сторон, о чем в том числе указывается в договоре аренды, подобный акт составляется ежемесячно или ежеквартально.
Что касается возможности заключения договора о совместном использовании имущества, то исходя из текста вопроса, отношения между предприятиями в рамках частичного использования отдельных основных средств, не имеют общей цели в соответствии со ст. 1130 ГКУ. Кроме того, такой договор должен пройти регистрацию в ГФС, подразумевает ведение оператором отдельного учета доходов и расходов совместной деятельности, иными словами имеет ряд дополнительных обязанностей сторон.