Відповідно до п. 1.2 Положення № 637 каса – приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. Касові документи – документи (касові ордери та відомості на виплату грошей, розрахункові документи, квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування, відомості закупівлі сільськогосподарської продукції, інші прибуткові та видаткові касові документи), за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку.
Кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Відокремлені підрозділи підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть касову книгу (п. 4.2 Положення № 637).
Крім того, в касі підприємства або його відокремленого підрозділу обов’язково повинен вестись журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та книги обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей. Наявність і правильність ведення цих документів перевіряються під час перевірок органами контролю (п. 7.10 Положення № 637).
Відповідно до вимог п. 4.7 Положення № 637 керівник підприємства в разі зарахування на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність. При цьому бажано ознайомити касира під підпис з посадовою інструкцією, в якій мають бути окреслені обов'язки касира, його права та відповідальність в разі невиконання або недобросовісного виконання службових обов'язків. Касир відповідно до законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам (п. 4.8 Положення № 637).
Крім того, на підприємстві повинен бути встановлений ліміт залишку готівки в касі – граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час. Установлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства. Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється і доводиться до їх відома відповідними внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства – юридичної особи (п. 5.2 Положення № 637). Якщо підприємством ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення), то ліміт такої каси вважається нульовим. У цьому разі вся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня і не здана підприємством, вважається понадлімітною (п. 5.8 Положення № 637).
Відокремлені підрозділи підприємств, страхові агенти, брокери, розповсюджувачі лотерей, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касової книги не ведуть (п. 4.2 Положення № 637). В інших випадках відокремлені підрозділи ведуть касову книгу і, відповідно, організовують касу відокремленого підрозділу. Відокремлені підрозділи підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть касову книгу.
При цьому згідно з п. 1.2 Положення № 637 відокремлені підрозділи – філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України. На нашу думку, саме у випадку, коли таке майно передається на баланс з правом оперативного використання, що передбачає державну реєстрацію такого підрозділу (філії), відокремлені підрозділи мають виконувати норми п. 4.2 Положення № 637 в обов'язковому порядку.