В соответствии с пп. 170.9.1 НКУ не является доходом плательщика налога – физического лица, состоящего в трудовых отношениях со своим работодателем или являющегося членом руководящих органов предприятия, учреждения, организации, сумма возмещенных ему в установленном законодательством порядке расходов на командировку в пределах фактических расходов, а именно, на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе и на арендованном транспорте), оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений, оплату телефонных разговоров, оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов. Перечисленные расходы не являются объектом обложения НДФЛ только при наличии документов, подтверждающих стоимость этих расходов, в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об оплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирования мест в местах проживания, страховых полисов и т. д.
Поскольку работнику предприятия денежные средства для оплаты визы под отчет не выдавались, наличную валюту с использованием личной зарплатной карты он не получал, а произвел оплату со своей личной зарплатной карты в безналичной форме, то все расходы в бухгалтерском учете предприятия должны проводиться в валюте карточного счета на основании банковских выписок без учета валютных курсов.
В соответствии с п. 7 П(С)БУ 16 расходы признаются расходами определенного периода одновременно с признанием дохода, для получения которого они осуществлены. Расходы, которые невозможно прямо связать с доходом определенного периода, отражаются в составе расходов того отчетного периода, в котором они были осуществлены.
Налоговым кодексом не предусмотрены ограничения по сроку действия и виду получаемой визы для осуществления возмещения расходов на ее получение.
Поэтому, несмотря на то, что виза открывается на 5 лет, расходы на ее оплату можно отнести в состав административных расходов в периоде ее получения, поскольку причин для признания таких расходов активом и амортизации такого актива у предприятия нет. Осторожному бухгалтеру можно рекомендовать использование счета 39 с постепенным списанием на расходы.
Поскольку получение визы необходимо для осуществления командировки, по нашему мнению, расходы на ее получение следует возмещать одновременно с возмещением расходов на эту командировку. Величина командировочных расходов, перечень которых указан в пп. 170.9.1 НКУ, станет достоверно известна только на дату утверждения авансового отчета по командировке. По общим правилам, согласно пп. 170.9.2 НКУ отчет предоставляется не позднее пятого банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению предприятия.
В случае отказа в выдаче визы, расходы возмещаются в периоде, когда получен такой отказ. При этом у предприятия должны быть в наличии документы, подтверждающие связь таких расходов с хозяйственной деятельностью (в частности, но не исключительно: приглашения принимающей стороны; заключенный договор или контракт; другие документы, устанавливающие или свидетельствующие о желании установить гражданско-правовые отношения; документы, свидетельствующие об участии командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя/стороны, направляющей работника в командировку) (пп. 170.9.1 НКУ).
Исходя из вышеизложенного, можно сделать такой вывод:
– директору можно возмещать расходы по оформлению визы на любой срок. Расходы возмещаются после предоставления авансового отчета по командировке (если она состоялась) или после отказа в выдаче визы;
– расходы, оплаченные при помощи личной гривневой зарплатной карты, возмещаются в гривне на основании выписки банка;
– в бухгалтерском учете расходы на оформление визы списываются на расходы периода, в котором утвержден авансовый отчет о командировке.